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 Wie Sie in einem Verteiler mehrere Damen und Herren anschreiben
Möglicherweise haben Sie auch schon einmal vor dieser Frage gestanden. Sie möchten ein Rundschreiben verfassen, dem der Verteiler vorangestellt ist. Doch wie sieht dieser Verteiler aus, wenn Sie ihn korrekt verfassen möchten?
Lesen Sie hier, was der große Knigge empfiehlt:
Angenommen, das Schreiben geht an die Herren Müller, Schmitz und Schneider sowie an die Frauen Schmidt, Michel und Reinhard. Dann sollten Sie keine alphabetische Sortierung vornehmen – und auch nicht schreiben: „An Frau Schmidt, Michel und Schneider und an Herrn Müller Schmitz und Reinhard“, wie das häufig vorkommt, denn dies ist schon aus grammatikalischer Sicht falsch. Richtig liegen Sie mit folgender Lösung:
Verteiler:
Frau Schmidt, Frau Michel, Frau Reinhard, Herr Müller, Herr Schmitz, Herr Schneider
Sie können auch eine Reihenfolge entsprechend der protokollarischen Rangfolge wählen. Die Geschlechtsbezeichnung gehört aber vor jeden Namen.
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Kerne beim Fingerfood? Kein Problem!
Wenn auf Empfängen oder bei anderen Veranstaltungen Fingerfood gereicht wird, bleibt die entscheidende Frage: Wohin mit den Kernen? Lesen Sie hier die Empfehlung des großen Knigge:
Um diese Frage zu beantworten, zunächst ein Blick auf die allgemeine Regel. Diese besagt: Alles geht aus dem Mund heraus, wie es hereingekommen ist.
Bei Fingerfood bedeutet dies: Kerne oder auch die kleinen Spießchen werden über die linke Hand entsorgt. Das mag für Rechtshänder ein wenig ungewöhnlich erscheinen, hat aber seinen praktischen Grund: Auf Empfängen müssen Sie die rechte Hand immer zum Gruß bereit haben.
Im Idealfall überprüfen Sie, bevor Sie zugreifen, ob der Gastgeber an Ablagemöglichkeiten gedacht hat. Falls nicht, bitten Sie den Gastgeber oder das Servicepersonal um ein Schälchen oder Tellerchen und warten so lange auf das Zugreifen auf die Speisen.
Nun kann es aber passieren, dass Sie ohne diese Vorsichtsmaßnahme bereits zugegriffen haben. In diesem Fall nehmen Sie ein Papiertaschentuch und „entsorgen“ Kerne und Spießchen in der Jackett- oder der Handtasche.
Hitzige Debatten? So entschärfen Sie den Konflikt
Immer wieder kommt es – vermutlich auch in Ihren Team-Meetings oder in harten Verhandlungen mit Kunden beziehungsweise Lieferanten – zu hitzigen Debatten. Plötzlich ist kein vernünftiges Wort mehr möglich. Schuld daran ist ein Filter, den wir Menschen fast automatisch einschalten:
Spätestens mit dem Beginn eines Streits verengt sich unser Horizont – im wahrsten Sinne des Wortes: Wir verschließen fast alle unsere Sinneskanäle. Es gilt nur noch, was gehört wird. Ein Wort gibt das andere. Nonverbale Signale unseres Gegenübers (die das Gesprochene eventuell abschwächen oder ins Gegenteil verkehren würden) registrieren wir nicht mehr.
Der große Knigge-Tipp: So können Sie diesen Filter-Mechanismus stoppen
Machen Sie sich bei der nächsten hitziger werdenden Debatte einfach die Verengung auf das pure Hören bewusst und schalten Sie aktiv Ihre anderen Sinnesorgane zu. Schalten Sie beispielsweise Ihren visuellen Sinneskanal an und konzentrieren Sie sich auf die Wahrnehmungen Ihrer Augen: Vielleicht schaut Ihr Gegenüber gar nicht so böse, sondern es fehlen ihm nur die richtigen Worte. Oder Sie sehen an seinem Gesichtsausdruck, dass ihn die pure Existenzangst treibt …
Versuchen Sie, bei Ihrem Gesprächspartner ebenfalls den visuellen Kanal zu aktivieren: „Bitte schauen Sie doch noch einmal auf dieses Chart.“ – „Sie sehen an diesen Zahlen, dass wir Ihnen wirklich entgegenkommen wollen.“ Blicken Sie Ihr Gegenüber dabei offen und mit Sympathie an.
Sie werden feststellen: Der Konflikt verebbt – eine weitere Eskalation haben Sie souverän vermieden.
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Wie absolvieren Sie den Visitenkarten-Tausch in der Gruppe korrekt?
Bei der Redaktion des „großen Knigge“ wird häufiger nachgefragt, wie man korrekt Visitenkarten tauscht, wenn man - etwa bei einem Kongress - in einer Gruppe zusammensteht: Wer erhält da die Karte zuerst? Müssen Sie allen Gesprächspartnern eine Karte aushändigen?
Der große Knigge empfiehlt: In Gruppen erhält zuerst die oder der Ranghöchste die Visitenkarte. Ist eine Hierarchie nicht erkennbar, können Sie die Visitenkarten der Reihe nach verteilen. Nun hat jeder die Gelegenheit, genau zu lesen und sich Namen und mögliche Titel zu merken. Im Verlauf eines Gesprächs erleichtert dies das gegenseitige Ansprechen mit Namen und Titel – das schafft Sympathie und gibt der Unterhaltung eine persönliche Note. Gelegentlich bieten Namen einen guten Einstieg in den Small Talk.
Bitte beachten Sie: Erhalten Sie von Ihrem Gegenüber eine Visitenkarte, ist es absolut unhöflich, sie ungelesen wegzustecken oder die eigenen Visitenkarten wie Spielkarten quer über den Tisch hinweg zu verteilen.
Machen Sie sich auf der Rückseite einer erhaltenen Karte möglichst bald Notizen. Aber bitte erst dann, wenn Sie außer Sichtweite der Person sind, die Ihnen ihre Karte gegeben hat. Schreiben Sie auf, wen Sie wann wo kennen gelernt haben. Diese Gedächtnisstützen machen sich bei späteren Kontakten bezahlt.
Extra-Tipp: In Meetings ist es nützlich, Visitenkarten entsprechend der Sitzordnung auf den Tisch zu legen, um sich Gesichter und Namen einzuprägen.
Smalltalk mit Nichtdeutschen: Wie Sie Fettnäpfchen vermeiden
Für Deutsche ist ihr Einkommen in der lockeren Unterhaltung tabu, US-Amerikaner fragen Sie möglicherweise offen danach. Dafür sprechen Sie mit ihnen besser nicht über Politik, bei Franzosen wiederum doch. Religiöse Überzeugungen thematisieren Sie mit den Nachbarn auf der anderen Rheinseite aber besser nicht, ein Buddhist oder ein Moslem wiederum weiht Sie mit Sicherheit gern in seine religiösen Gebräuche ein.
Prinzipiell kann sich also jedes Thema in irgendeinem Umfeld als Fettnapf herausstellen. Daher ist es wichtig, dass Sie sich vor Begegnungen mit Menschen aus anderen Kulturräumen über „Dos and Don’ts“ informieren. Mit diesen 5 Tipps aus dem großen Knigge sind Sie auf der sicheren Seite:
- Lesen Sie sich in die Geschichte der Zielkultur ein. So können Sie politische und kulturelle Tabus umgehen und gezielt die Themen ansprechen, die mit Stolz besprochen werden.
- Informieren Sie sich über die Landschaften und Sehenswürdigkeiten des Landes! Ihre Vorbereitung wird als ehrliches Interesse und somit als Zeichen Ihrer Wertschätzung gedeutet.
- Machen Sie sich (wieder) fit in deutscher Geschichte und Kultur. Ihr Gegenüber hat in seinem Land möglicherweise einiges darüber gehört. Es wäre peinlich, wenn es mehr über Goethe und Mozart gelernt hätte als Sie hier vor Ort.
- Lassen Sie sich von Kollegen, Geschäftspartnern und Bekannten berichten, wo sie mit welchen Themen und Gesprächsstrategien gut vorwärts gekommen sind und womit sie Schiffbruch erlitten haben. Lernen Sie aus den Erfolgen und Fehlern der andern.
- Verhalten Sie sich generell rücksichtsvoll und zuvorkommend. Dann verzeiht man Ihnen auch kleine Fauxpas.
Pünktlich trotz Termindruck – so geht’s
Wer zu Besprechungen nicht pünktlich kommt, ist nicht einfach nur unhöflich. Er dokumentiert damit auch ein schlechtes Zeit- und Selbstmanagement.
Mit diesen Tipps aus dem großen Knigge schaffen Sie es, trotz Termindruck pünktlich zu sein:
- Blocken Sie in Ihrem Kalender Zeit für unvorhergesehene Termine, Anrufe etc. Dadurch kommen Sie nicht in Versuchung, zu viele Verabredungen zu treffen.
- Legen Sie die regelmäßigen Besprechungen so, dass sie möglichst reibungslos in Ihr Tagesgeschäft integriert sind. Ein guter Termin ist morgens zu Arbeitsbeginn: Wenn die Besprechung Ihr erster Tagespunkt ist, können Sie nicht durch andere Arbeiten aufgehalten werden.
- Planen Sie Pufferzeiten ein. Nehmen Sie sich vor jedem Gesprächstermin 10 Minuten Zeit. Ein Beispiel: Tragen Sie die Verabredung um 09:50 Uhr in Ihren Planer ein, wenn Sie mit Ihrem Mitarbeiter 10:00 Uhr vereinbart haben. So schlagen Sie 2 Fliegen mit einer Klappe: Sie sind pünktlich und können sich auf das Gespräch vorbereiten.
Extra-Tipp des großen Knigge: Sollte sich abzeichnen, dass Sie bei einem Geschäftstermin ausnahmsweise zu spät kommen, weil Ihre Maschine Verspätung hat, Sie im Stau stehen etc., rufen Sie von unterwegs an und informieren Ihre Gesprächspartner umgehend (auch wenn es sich nur um 10 Minuten handelt!). Denken Sie deshalb IMMER daran, die Telefonnummern Ihres Gesprächspartners zu notieren, damit Sie ihn im Falle eines Falles umgehend anrufen können.
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