Gesprächsannahme am Telefon

Der große Knigge rät: Die höfliche Gesprächsannahme bei beruflichen Telefonaten besteht aus drei Teilen: Firmenname, Name der annehmenden Person, Tagesgruß. Ob letzterer am Ende oder am Anfang steht hat weniger mit Höflichkeit als mit praktischen Überlegungen zu tun. Mindestens die erste Silbe, häufiger sogar zwei Silben werden von Anrufenden in der Regel nicht richtig registriert.

Deshalb ist es bei kurzen Firmennamen empfehlenswert, den Tagesgruß an den Anfang zu setzen. Die moderne Variante bei der Nennung des Namens der annehmenden Person ist, den Vor- und Zunamen auszusprechen. Sich auf den Firmennamen mit Gruß zu beschränken ist nur für Zentralen angebracht, wenn jedes Gespräch weitervermittelt wird. Um Anrufenden dies direkt zu verdeutlichen ist ein Satz hilfreich wie:
„Guten Morgen, Schulz AG, Zentrale. Mit wem darf ich Sie verbinden?”
So ist die zeitraubende Gefahr gebannt, dass sich Anrufende an dieser falschen Stelle lang und breit über ihr Anliegen auslassen (was auch Kundenorientiertheit beweist, da die oder der Anrufende selbst nicht nur Zeit, sondern auch Geld spart!).
Bei dieser Form der Weitervermittlung ist es dann nicht unbedingt nötig, dass die nächste Person noch einmal den Firmennamen nennt. Durch die Meldung in der Zentrale wissen Anrufende ja bereits, dass Sie im richtigen Unternehmen gelandet sind.