Machen Sie diesen 4-Punkte-Test, bevor Sie eine E-Mail absenden

E-Mails zu schreiben ist doch einfach ... oder? Tatsächlich gibt es vieles, was man dabei falsch machen kann. Die wichtigste Regel für E-Mails: Nehmen Sie jede Mail genauso wichtig wie einen Brief und lassen Sie die gebotene Sorgfalt walten, wenn Sie einen guten Eindruck beim Empfänger hinterlassen wollen.


Der große Knigge-Tipp: Überprüfen Sie jede E-Mail vor dem Abschicken nach diesen 4 Kriterien:

  1. Ist die Form einwandfrei?
    Prüfen Sie noch einmal, ob Sie einen passenden Tages- und Abschiedsgruß verwendet haben und ob Ihre E-Mail frei von Rechtschreibfehlern ist. Sie können bei fast allen E-Mail- Programmen einrichten, dass jede E-Mail vor Versendung auf korrekte Rechtschreibung überprüft wird.

  2. Haben Sie einen aussagekräftigen Betreff gewählt?
    Die Erfahrung zeigt, dass viele Menschen in der Hektik vergessen, einen passenden Betreff zu formulieren. Mit einem passenden Betreff erleichtern Sie dem Adressaten nicht nur die Archivierung, sondern tun sich selbst einen Gefallen: E-Mails mit einem aussagekräftigen Betreff werden eher gelesen und schneller bearbeitet als solche ohne.

  3. Ist der Verteilerkreis so groß wie nötig und so klein wie möglich?
    Prüfen Sie den Verteiler: Haben Sie niemanden vergessen? Ist Ihre E-Mail für alle Adressaten relevant? Viele Menschen werden mit E-Mails überflutet und sind Ihnen dankbar, wenn Sie als Absender zwischen wichtig und unwichtig unterscheiden und den Verteiler sorgsam wählen.

  4. Ist Ihre E-Mail freundlich und sachlich?
    Die E-Mail ist ein ungeeignetes Medium, um sich zu streiten oder Dampf abzulassen. Wählen Sie besser das Telefon. Bedenken Sie, dass Ihre E-Mail mit nur einem Mausklick weitergeleitet werden kann. Mit schriftlichen Anfeindungen tun Sie sich selbst keinen Gefallen und heizen Missverständnisse und Streitgespräche weiter an.