Zeit sparen und Fehler vermeiden durch Telefon-Checkliste

Häufig werden im Geschäftsleben telefonisch Bestellungen aufgegeben oder Unterlagen erbeten. Wenn Sie dabei vergessen, bestimmte Details zu erfragen, müssen Sie später erhöhten Zeitaufwand investieren, um eine aktuelle Adresse und die richtige Schreibweise für bestimmte Einzelheiten herauszufinden.

Der große Knigge-Beispiele:

  • Jemand hat sich nur mit dem Nachnamen gemeldet. Sie haben ihn nicht nach dem Vornamen gefragt.
  • Ein Firmenname lautet: W 4 Agentur. Nach dem Telefonat wissen Sie nicht, ob vier als Ziffer oder Wort geschrieben wird.
  • „Schmidt” notiert, aber nicht nachgefragt, ob er sich mit dt, tt oder einfach d/t schreibt.

Sie haben nach dem aktuellen Tipp am Telefon sofort den Namen der oder des Anrufenden mitzuschreiben. Falsch geschriebene Namen sind Fettnäpfchen, die Sie unbedingt umgehen sollten.

Damit Sie auch unter Zeitdruck und in Stresszeiten nicht vergessen, bestimmte Punkte direkt im Telefonat zu erfragen, hilft eine Checkliste. Ich habe mich seit Jahren darauf trainiert, solche Details direkt zu erfragen. Trotzdem geht mir ab und zu dabei etwas „durch die Lappen”. Hinterher ärgere ich mich immer sehr, wenn ich erst im Internet oder anderswo suchen muss, um die korrekte Schreibweise einer Adress-Angabe zu finden. Seit ich mir die Checkliste angelegt habe, passiert mit das nicht mehr.

So sieht sie aus und wird direkt als Telefonnotiz von mir aufbewahrt:

Telefonnotiz von: Schreibweise okay?
Vorname:
Firmenname:
Straße:
Ort:
Telefon:
Fax: E-Mail:
Thema des Anrufs:
Datum:
danach zu erledigen:
von:
bis spätestens: