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Der aktuelle Absage-Knigge:
Wie Sie (private) Einladungen und Verpflichtungen taktvoll absagen

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Absagen können Sprengsätze sein: Sie können andere verletzen, zum Streit führen oder mit Geringschätzung gleichgesetzt werden. Viele Menschen drücken sich daher vor dieser unangenehmen Aufgabe, warten bis zum letzten Moment oder behelfen sich mit einer Notlüge – keine gute Lösung!

Lesen Sie in diesem Beitrag, worauf es bei einer Absage ankommt und wie Sie sie individuell und taktvoll formulieren.

7 Tipps für ein taktvolles Nein

Ersparen Sie dem Gastgeber so eine leidvolle Erfahrung

Absagen zu erteilen ist unangenehm – es macht keinen Spaß, negative Botschaften zu verkünden. Außerdem sind die Folgen schwer abzuschätzen. Es könnte sein, dass der andere die Abfuhr nicht versteht und sauer ist.

Nicht abzusagen ist jedoch auch keine Lösung: Wer eine getroffene Verabredung oder Zusage nicht einhält und den anderen versetzt, ist nicht nur unhöflich, sondern auch verletzend. Die Botschaft ist: Ich habe dich vergessen, du bist nicht wichtig. Schnell gilt man als unzuverlässiger und unhöflicher Zeitgenosse, den man besser gar nicht erst einlädt oder um einen Gefallen bittet.

Fauxpas: Ausbleibende Hilfe

Unverzeihlich ist, auf eine Absage zu verzichten, wenn der andere fest mit Ihrer Hilfe oder Unterstützung rechnet und durch Ihr Nichterscheinen vor ernsthafte Probleme gestellt wird. Wenn Sie ihm beispielsweise versprochen haben, beim Umzug zu helfen oder für die Dauer eines wichtigen Termins die Kinder zu hüten. Eine fehlende Absage beraubt den anderen der Möglichkeit, sich anderweitig Hilfe zu organisieren, und lässt ihn im Regen stehen.

Ziele einer Absage

Bescheid zu geben gehört zum guten Ton. Ziel ist, die negative Nachricht so zu gestalten, dass sie für den Betroffenen

erträglich,
nachvollziehbar und
verzeihlich

ist. Wenn Sie die Tipps in diesem Absage-Knigge berücksichtigen, ist die Enttäuschung nur noch halb so groß.

Tipp 1: Sagen Sie grundsätzlich zu oder ab

Geben Sie dem Gastgeber unbedingt Bescheid, wenn Sie nicht kommen können, denn nur so kann er planen. Er weiß dann beispielsweise, dass er den Fest-Tisch für weniger Gäste decken muss und weniger Speisen und Getränke benötigt. Oder er kann sein Fest oder die Veranstaltung verschieben, wenn zu viele Gäste am gleichen Tag verhindert sind.

Eigentlich sollte eine kurze Information selbstverständlich sein. Eigentlich! Der Alltag zeigt jedoch, dass viele Eingeladene nicht daran denken und es nicht für wichtig halten.

Auch unaufgefordert antworten

Geben Sie auch Bescheid, wenn Sie eine Einladung annehmen. Und zwar selbst dann, wenn nicht ausdrücklich um eine Nachricht gebeten wurde. Sie erleichtern dem Gastgeber die Planung und erweisen sich als rücksichtsvoller, mitdenkender Gast. Wenn es sich um eine Verabredung oder Einladung im kleinen Kreis handelt, kann der Einladende sich nach Ihrer Absage immer noch etwas anderes vornehmen, anstatt vergeblich auf Sie zu warten und sich anschließend über die vergeudete Zeit zu ärgern.

So seltsam es klingen mag: Ihre ehrliche und rechtzeitige Absage zeigt dem Gastgeber, dass er Ihnen wichtig ist. Sie ignorieren ihn nämlich nicht einfach, sondern nehmen sich zumindest die Zeit, ihn ordentlich zu informieren.

Vermeiden Sie, dass man sich um Sie sorgt

Gerade wenn Sie ansonsten ein sehr zuverlässiger Mensch sind, macht man sich möglicherweise Sorgen, wenn Sie einfach, ohne Bescheid zu geben, wegbleiben. Gerade bei Festen und Feiern trübt die Ungewissheit darüber, ob etwas Schlimmes passiert sein könnte, die Stimmung und die Freude. Das muss nicht sein und wird Ihnen wahrscheinlich auch verübelt werden, wenn sich später herausstellt, dass Sie putzmunter sind und einfach nicht an Ihre Verabredung gedacht haben.

Treten Sie immer so auf, wie Sie es sich wünschen?

Was sagen Sie, wenn Ihnen jemand das „Du“ anbietet, Sie dieses Angebot aber nicht annehmen möchten?
Wie entschuldigen Sie sich, wenn Sie vor lauter Terminen das Mittagessen mit einem wichtigen Geschäftspartner vergessen haben?
Wie bringen Sie einem Mitarbeiter bei, dass er einen unangenehmen Körpergeruch aussendet?
Wie wimmeln Sie lästige Anrufe wirkungsvoll ab?
Wie sagen Sie „Nein“, ohne dass Sie riskieren, sich unbeliebt zu machen?

Vermeiden Sie diese und weitere typischen Fettnäpfchen-Fallen!

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Auch bei regelmäßigen Treffen absagen

Bitte denken Sie bei Absagen auch an die Gelegenheiten, bei denen Sie zwar keine ausdrückliche Einladung erhalten oder eine ausdrückliche Vereinbarung getroffen haben, aber Ihr Kommen ganz selbstverständlich erwartet wird, zum Beispiel: der wöchentliche Kegelabend, das jährliche Schützenfest, der Vereins-Stammtisch oder das nächste Fußballturnier.

Auch hier sollten Sie Bescheid geben, wenn Sie ausnahmsweise einmal nicht kommen. Dann können sich die anderen auf Ihr Fehlen einstellen, machen sich nicht unnötig Sorgen und vergeuden keine Zeit mit Warten.

Ausnahme: Keine Absage bei Massenveranstaltungen

Eine Ausnahme vom Zu- und Absage-Gebot gilt bei Massenveranstaltungen, bei denen Sie den Gastgeber nicht persönlich kennen und Ihr Fehlen nicht auffällt. Ein Indiz dafür ist eine unpersönliche Einladung ohne händische Unterschrift, die wie ein Werbeschreiben aussieht. Beispiel: Um die Ecke macht ein neues Lokal auf. Alle Bewohner des Viertels sind zur Eröffnung mit Rahmenprogramm und verbilligten Getränken eingeladen. Eine Absage wäre hier unpassend, denn es handelt sich um eine reine Werbeveranstaltung, bei der es dem Gastgeber gar nicht um Sie persönlich geht.

Aber Vorsicht: Anders sieht es aus, wenn Ihr Nachbar, den Sie persönlich kennen, Sie zur Eröffnung seines Geschäfts einlädt. Selbst wenn es sich dabei um eine größere Veranstaltung handelt, sollten Sie hier nicht auf eine Absage verzichten. Würdigen Sie die persönliche Wertschätzung, die Ihnen Ihr Nachbar durch seine Einladung entgegengebracht hat.

Tipp 2: Geben Sie so früh wie möglich Bescheid

Schriftlich übermittelte Absagen helfen dem Gastgeber bei seiner Planung

Je früher Sie Bescheid geben, desto besser kann der Gastgeber sich darauf einstellen. Wenn Sie sich erst melden, wenn er bereits im Restaurant auf Sie wartet, nützt ihm das wenig. Sind Sie zu einem Fest oder einer Veranstaltung eingeladen, ist häufig ein Termin angegeben, bis zu dem Ihre Zuoder auch Absage erwartet wird. Es versteht sich von selbst, dass Sie hier wunschgemäß bis zu diesem Tag antworten.

Wenn keine Antwortfrist angegeben ist

Als Faustregel gilt: Informieren Sie den Gastgeber mindestens eine bis eineinhalb Wochen vorher, ob Sie kommen oder nicht, wenn er keinen Termin angegeben hat. Bei besonderen Ereignissen wie etwa Hochzeiten oder Taufen melden Sie sich besser früher – idealerweise, sobald Sie wissen, dass Sie verhindert sind oder nicht kommen wollen.

Praxis-Tipp: Kommen Sie dem Gastgeber zuvor

Sie ersparen sich Nachfragen des Einladenden, wenn Sie frühzeitig absagen. Dadurch sind Sie im Vorteil: Erst auf ausdrückliche Nachfrage eine Abfuhr zu erteilen ist sehr viel unangenehmer, als von sich aus abzusagen. Denn: Natürlich wird sich der andere fragen, warum Sie das nicht gleich gesagt haben und ob Sie womöglich ohne Rückmeldung einfach nicht erschienen wären.

Besonders wichtig ist eine schnelle Reaktion, wenn andere durch Ihre Absage vor handfeste Probleme gestellt werden. Hier sollten Sie also in jedem Fall absagen, sobald Sie wissen, dass Sie verhindert sind. Drei Tage vor dem Termin beim Standesamt lässt sich nun einmal nur noch schwer ein neuer Trauzeuge finden. Und wenn Sie erst anrufen und das Babysitten absagen, wenn Ihre Freundin schon startklar für ihr Vorstellungsgespräch an der Haustür auf Sie wartet, wird sie dies zu Recht alles andere als lustig finden.

Tipp 3: Tragen Sie nicht das Risiko

Informieren Sie den Einladenden auch dann über Ihre Situation, wenn noch eine ganz geringe Chance besteht, dass Sie vielleicht doch kommen können.

Beispiel: Sie hoffen, rechtzeitig zur Trauung wieder gesund zu sein. Überlassen Sie es dem Brautpaar, ob es das Risiko eingeht und auf Ihre schnelle Genesung hofft oder ob es sich lieber nach Ersatz umsieht. Zumindest hat es so noch ausreichend Zeit, eine andere Lösung zu finden, und fühlt sich von Ihnen nicht im Stich gelassen.

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Tipp 4: Formulieren Sie eindeutig

Vermeiden Sie vage Formulierungen wie „wahrscheinlich“, „vielleicht“, „eventuell“, „Es könnte sein ...“. Wenn Sie definitiv nicht kommen werden, dann sagen Sie dies auch so. Nur so kann der Gastgeber tatsächlich planen. Wenn Sie dagegen vage und unbestimmt bleiben, macht sich der andere möglicherweise falsche Hoffnungen oder fühlt sich vertröstet.

Ausnahme: Sie wissen tatsächlich bis zuletzt nicht, ob Sie nun kommen können oder nicht. Erklären Sie dem anderen in diesem Fall, warum Sie noch keine klare Zu- oder Absage erteilen können, und fragen Sie nach, ob es in Ordnung ist, wenn Sie erst kurzfristig Bescheid geben, oder ob er lieber ohne Sie planen will.

Tipp 5: Nennen Sie einen Grund

Wenn Sie jemandem absagen, setzen Sie damit immer auch eine Priorität, und zwar zu Ungunsten des Einladenden: Irgendetwas ist wichtiger als er. Damit sich Ihr Gegenüber nicht verletzt fühlt, brauchen Sie deshalb für Ihre Absage einen nachvollziehbaren Grund, der den Wert, den der andere für Sie hat, nicht infrage stellt.

Dürfen Sie lügen?

Lügen sind niemals stilvoll, verwenden Sie sie nur im äußersten Notfall, zum Beispiel, um Kränkungen zu vermeiden. Halten Sie sich an das folgende Credo: Sagen Sie nicht alles, was wahr ist. Doch das, was Sie sagen, sollte immer der Wahrheit entsprechen.

Beispiel: „Ich habe keine Lust“ mag ehrlich sein. Es zeigt dem anderen aber auch, dass er bei Ihnen einen relativ geringen Stellenwert hat. Sonst nämlich hätten Sie entweder Lust, etwas mit ihm zu unternehmen bzw. seiner Einladung zu folgen, oder Sie würden Ihre eigenen Interessen ausnahmsweise einmal zurückstellen.

Weisen Sie, wenn möglich, auf andere Verpflichtungen hin

„Ich habe schon etwas anderes vor.“
„An dem Tag habe ich keine Zeit.“
„Da bin ich leider verhindert.“

Allerdings sind solche vagen Formulierungen ebenfalls nur eine Notlösung. Denn häufig werden sie als das interpretiert, was sie meist auch sind: als Ausflüchte und Ausreden.

Nachvollziehbare Absagegründe dagegen sind:

Urlaub
Krankheit
berufliche Verpflichtungen
Verpflichtungen im engeren Familienkreis (Familienfeiern, Pflege kranker Angehöriger, wichtige Elternabende usw.)
Verpflichtungen und Einladungen, die der jetzigen zeitlich voranliegen und die Sie schon fest zugesagt haben
Todesfälle
höhere Gewalt, zum Beispiel Glatteis oder eine Autopanne (kurzfristig)

Musterformulierungen

„Ich lag die ganze Woche mit Fieber im Bett und fühle mich einfach noch nicht fit genug für eine größere Wanderung.“
„Zu dieser Zeit bin ich leider im Urlaub.“
„An diesem Tag habe ich selbst Gäste, die ich schon vor einiger Zeit eingeladen habe.“
„Für den gleichen Tag haben uns schon vor Wochen Meiers eingeladen. Wir haben bereits fest zugesagt.“
„Da feiert mein Schwiegervater seinen 75.“
„In der Woche bin ich beruflich in Bremen.“
„Ich bin gerade beruflich so eingespannt, dass ich keinen freien Tag nehmen kann.“
„Wir haben gerade Urlaubs-Sperre.“
„Lisa hat eine Aufführung im Kindergarten, die ich als Mutter gern sehen möchte.“
„Wir müssen zurzeit Überstunden machen und ich komme immer erst nach 20:00 Uhr nach Hause.“
„Ich kann keinen Babysitter finden.“
„Ich habe eine fürchterliche Erkältung ... (und muss ins Bett ... möchte euch nicht anstecken).“

Ihr Grund sollte umso plausibler und verständlicher sein,

je wichtiger das Ereignis ist, an dem Sie nicht teilnehmen wollen oder können,
je größer die unangenehmen Folgen Ihrer Absage sind und
je kurzfristiger Sie absagen.

Wenn Sie nach einer Zusage absagen müssen

Hatten Sie zuvor gar schon zugesagt, zählen nur noch wirklich triftige Gründe wie Erkrankungen, Todesfälle, wichtige und überraschend eingetretene berufliche Verpflichtungen und höhere Gewalt.

Tipp 6: Dank nicht vergessen!

Der Einladende hat Ihnen mit seiner Einladung seine besondere Wertschätzung gezeigt. Sie sind ihm so wichtig, dass er Sie bei seinem Fest bzw. seiner Veranstaltung dabeihaben will. Zeigen Sie, dass Sie diese Auszeichnung zu schätzen wissen, und bedanken Sie sich für die Einladung, auch wenn Sie nicht hingehen können.

Tipp 7: Zeigen Sie Ihr Bedauern

Der Sinn Ihrer Absage ist, um Verständnis für Ihr Fernbleiben zu werben. Das gelingt Ihnen, wenn der Betroffene merkt, dass Ihnen die Absage nicht leicht gefallen ist. Zeigen Sie ihm, dass er Ihnen nicht gleichgültig ist. Belassen Sie es nicht beim klassischen „Es tut mir Leid“, denn diese Wendung wird so häufig als Floskel verwendet, dass man ihr das echte Gefühl dahinter schon gar nicht mehr abnimmt.

Musterformulierungen

Ersetzen oder ergänzen Sie Ihr „tut mir Leid“ durch ein freundliches und persönliches

„Ich wäre so gern gekommen ...“
„Ich hätte dir diesen Freundschaftsdienst so gern erwiesen ...“
„Schade, es wäre so schön gewesen, dich wieder einmal zu sehen ...“
„Ich wünschte, ich könnte den Termin verschieben ...“
„Hätte ich das gewusst, hätte ich anders geplant ...“
„Ich ärgere mich so, dass ich ausgerechnet an diesem Tag nicht kann ...“
„Ich bin richtig traurig, dass ich nicht kommen kann.“ usw.

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05.02.2012

Diese Woche aktuell

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Ausgabe Februar/März 2012

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