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Ehrengäste verleihen Ihren Veranstaltungen besonderen
Glanz und machen sie für Ihre übrige Gästeschar attraktiv
und anziehend. Schon die Ankündigung, dass eine interessante,
prominente Persönlichkeit als Ehrengast erwartet
wird, lässt bei vielen Eingeladenen anderweitige Terminverpflichtungen
rasch in den Hintergrund rücken.
Bei den Gastgebenden lösen Zusagen von Ehrengästen
zwar ebenfalls Freude und Stolz aus – aber auch Nervosität
und hektische Betriebsamkeit. Es ist für sie eine besondere
Herausforderung, die zahlreichen Aktivitäten in
planvolle und systematische Bahnen zu lenken und peinliche
Fehler möglichst zu vermeiden.
Bleiben Sie realistisch
Nicht zu jeder Veranstaltung werden Sie den Bürgermeister,
den Verbandspräsidenten, einen Vorstandsvorsitzenden,
einen Nobelpreisträger oder einen TV-Star als Ehrengast
gewinnen können.
Stellen Sie sich daher zu Beginn Ihrer Planung
zunächst folgende Fragen:
Welchen Anlass hat Ihre Veranstaltung? Wie wichtig ist
der Anlass: Hat er regionale oder überregionale Bedeutung?
Welche hochrangigen oder prominenten Persönlichkeiten
haben einen Bezug zu Ihrer Veranstaltung?
Haben Sie eine realistische Chance, eine oder mehrere
dieser Persönlichkeiten als Ehrengäste zu gewinnen?
Planen Sie Reden im Veranstaltungsablauf, und wen
möchten Sie für ein Grußwort oder eine Rede gewinnen?
Streben Sie eine Schirmherrschaft durch eine geeignete
Persönlichkeit an, und wem möchten Sie dieses Angebot
antragen?
Wie überzeugen Sie Ihren Wunschkandidaten?
Haben Sie die grundsätzlichen Fragen geklärt und eine
Wunschliste mit Ehrengästen aufgestellt, greifen Sie zum
Telefonhörer, und nehmen Sie Kontakt mit den Sekretariaten/
dem Management der Wunschkandidaten auf. Dieser
direkte und persönliche Weg ist einer E-Mail-Anfrage vorzuziehen.
Wenn das Telefongespräch gut läuft, werden Sie
ohnehin gebeten, eine schriftliche Anfrage zu übermitteln.
Telefonisch anfragen und abstimmen
Bauen Sie Ihre telefonische Voranfrage einfach in der
Reihenfolge folgender Fakten auf:
Anlass
Datum (Wenn Sie nicht auf ein bestimmtes Datum angewiesen
sind, nennen Sie besser einen Zeitraum.)
Ort
Gästekreis
Art der Mitwirkung des Adressaten (zum Beispiel Grußwort,
Rede, Schirmherrschaft)
Sie bieten dem angesprochenen Sekretariat/Management
mit diesen ersten schnellen Fakten die Möglichkeit, sofort
einen Blick in den Terminkalender zu werfen sowie Erstinformationen
bei nächster Gelegenheit an den Chef oder
die Chefin weiterzuleiten.
Prominente Gäste – eine Frage des Geldes?
Wenn Sie einen ehemaligen Politiker, einen Medien-Star,
einen berühmten Sportler oder Wissenschaftler für Ihre
Veranstaltung gewinnen möchten, müssen Sie gegebenenfalls
auch über Geld sprechen. Die meisten Prominenten
haben feste Tagessätze, die im vier- bis fünfstelligen Bereich
liegen.
Es ist wahrscheinlich, dass Prominente eine Gage
verlangen wenn
es sich um eine kommerzielle Veranstaltung handelt,
sie keinen Bezug zu Ihrer Veranstaltung haben,
sie sich vorbereiten müssen, um einen Vortrag oder eine Rede zu halten,
sie keinen Nutzen (zum Beispiel Werbung, Presse-Echo)
für sich selbst erkennen,
es keine anderen guten Gründe (zum Beispiel Wohltätigkeit)
gibt, auf eine Gage zu verzichten,
es sich nicht um aktive Politiker handelt.
Schriftlich und verbindlich
Signalisiert Ihnen das Sekretariat/das Management des Prominenten,
dass eine Teilnahme möglich wäre, ist es für Sie
an der Zeit, eine schriftliche Anfrage zu formulieren. Beschränken
Sie sich in Ihrem Anfrageschreiben auf die wichtigsten
Details mit kurzen Sätzen. Für längere Zusatzinformationen
fügen Sie besser entsprechende Anlagen bei.
Andererseits sollte es auch kein Sechszeiler sein. Versuchen
Sie Ihren Text mit einer schnell lesbaren Schrifttype
auf einer Briefseite unterzubringen.
Folgende Punkte sollte Ihre Anfrage enthalten:
Nehmen Sie Bezug auf die telefonische Voranfrage.
Beschreiben Sie den Anlass und die Art der Veranstaltung.
Erläutern Sie die Bedeutung der Veranstaltung und den Bezug des erwünschten Ehrengastes zur Veranstaltung.
Informieren Sie über den Veranstaltungsort, Zeitrahmen, den Gästekreis und über weitere Ehrengäste, bei denen Sie gegebenenfalls angefragt haben.
Erläutern Sie Ihre Vorstellungen, wie der Ehrengast mitwirken soll. Formulieren Sie gegebenenfalls Ihre Bitte um ein Grußwort, eine Rede oder eine Schirmherrschaft.
Betonen Sie Ihre besondere Freude über eine Teilnahme des Ehrengastes.
Geschäftsessen brechen das Eis und bringen gute Geschäfte – aber nur, wenn Sie die RICHTIGEN Themen beim Small Talk anschneiden – und wissen, was Sie unbedingt unterlassen sollten!
Sind Ihnen die Tabu-Themen der US-Amerikaner bekannt?
Wissen Sie, was Franzosen erwarten, bevor Sie zum Geschäftlichen kommen?
Kennen Sie die Gesprächsthemen, auf die Italiener Wert legen?
Achtung – in jedem Land herrschen da andere Gepflogenheiten!
Hat Ihr Wunschkandidat zugesagt? Darauf sollten Sie umgehend
mit schriftlichem Dankschreiben reagieren. Dies
bietet zudem die günstige Gelegenheit, Einzelheiten zum
Veranstaltungsablauf und weitere Hintergrundinformationen
zu übermitteln.
Folgende Details sollten in Ihr Dankschreiben
aufgenommen werden:
Dank für die Zusage
Hintergrundinformationen (Ablauf, Gästekreis, Teilnehmerzahl, weitere Redner etc.)
Zeitplan/Ablauf der Veranstaltung
Informationen zur maximalen Länge des Grußwortes/
der Rede
Angaben zum Anschlussprogramm (falls vorgesehen)
und zum Gästekreis
Bitte (mit Begründung), den Grußworttext bereits vorab
zuzusenden (zum Beispiel für Druck im Programmheft
oder Vervielfältigung für Pressemappe)
Frage nach Unterkunftswünschen, An- und Abreise sowie
anderen notwendigen Details; gegebenenfalls mit
dem Hinweis, diese Punkte mit Ihrem Sekretariat abzustimmen
Hinweis, dass offizielle Einladungskarte noch zugesendet
wird
nochmaliger Dank
Einladungskarte – „p.m.“ nicht vergessen
Denken Sie daran, dem Ehrengast beziehungsweise den
Ehrengästen die offizielle, gedruckte Einladungskarte zu
schicken. Dies geschieht zu dem Zeitpunkt, wenn alle
Gäste die Einladungen erhalten – je nach notwendigem
Vorlauf, also vier bis sechs Wochen vor der Veranstaltung
oder noch früher.
Streichen Sie die Zeile, in der um Antwort gebeten wird
(„U. A.w. g.“ oder ganzer Satz), durch, und setzen Sie
handschriftlich „p.m.“ darüber. Das bedeutet „pour memoire“,
also „zur Erinnerung“. Der Ehrengast hat ja bereits
zugesagt und ist im Programm erwähnt, sollte somit
nicht erneut antworten müssen.
Willkommen heißen – VIP-Version
Beweisen Sie Ihre Qualitäten als Gastgeber oder Gastgeberin,
und gewähren Sie Ihren Ehrengästen ein besonderes
Willkommen. Arrangieren Sie bereits am Flughafen,
Bahnhof oder Hotel einen netten Empfang mit persönlicher
Note. Nehmen Sie, wenn möglich, den Ehrengast
persönlich in Empfang, und heißen Sie ihn herzlich willkommen.
Bringen Sie dabei Ihre Freude zum Ausdruck,
dass er zu Ihrer Veranstaltung gekommen ist.
Sollten Sie durch andere Aufgaben daran gehindert sein,
den Ehrengast persönlich zu erwarten, beauftragen Sie jemanden
aus Ihrem engeren Kreis, dies zu tun. Das kann
zum Beispiel Ihr Mitveranstalter, eine Mitgastgeberin
oder auch jemand aus Ihrem Mitarbeiterstab sein. Bitten
Sie diese Person, den Ehrengast unmittelbar nach seiner
Ankunft zu Ihnen zu führen, damit Sie ihn dann zu seinem
Platz (gegebenenfalls in einen Raum zu einer Vorabzusammenkunft)
geleiten können.
Transfer – Vorfahrt – Parken
Denken Sie daran, dass im Dienstwagen der Ehrenplatz
grundsätzlich rechts hinten ist. Der nächstbeste ist links
daneben. Holen Sie einen Ehrengast mit dem Privatwagen
ab, überlassen Sie ihm am besten die Platzwahl. Es kann
sein, dass er lieber vorn neben Ihnen sitzen möchte, um
sich besser mit Ihnen unterhalten zu können. Erwarten Sie
mehrere Ehrengäste, organisieren Sie eine Art Pendeldienst
mit mehreren Mitarbeitenden.
Reist Ihr VIP mit eigenem Wagen an, sollte eine ungehinderte
Vorfahrt gewährleistet sein. Informieren Sie das Sekretariat/Management des Ehrengastes über die besten
Möglichkeiten, bis zu den Veranstaltungsräumen vorzufahren
und zu parken. Denken Sie an einen Aufenthaltsraum
und die Bewirtung für den Fahrer.
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Denken Sie auch an die Sicherheit
Als Gastgeberin oder Gastgeber sind Sie auch für die Sicherheit
Ihrer Gäste verantwortlich. Informieren Sie bei
Veranstaltungen mit ranghohen Ehrengästen – vor allem
aus Politik und Wirtschaft – die Polizei. Benennen Sie dabei
Zeitpunkt, Dauer und Ort Ihrer Veranstaltung. Erledigen
Sie dies auch, wenn Sie annehmen, dass sich das Sekretariat
des Ehrengastes ebenfalls darum kümmert. Die
Feinabstimmung erfolgt dann ohne Ihr Zutun zwischen
den verschiedenen Sicherheitskräften.
Überlegen Sie bereits vor der Erstellung der Einladungen,
wie die Einlasskontrolle erfolgen soll. Vermerken Sie auf
der Einladungskarte, ob ein Lichtbildausweis mitgebracht
werden muss oder ob lediglich die Einladungskarte zum
Eintritt berechtigt.
Begrüßungsgeschenk – kleine Überraschung, große Wirkung
Erwarten Sie Ehrengäste, die übernachten werden, sollten
Sie an ein kleines Willkommensgeschenk denken. Ein
Blumenstrauß, eine Obstschale, eine kleine
Flasche Sekt, eine orts- oder regionaltypische
Kleinigkeit als Begrüßungspräsent im Hotelzimmer
zeigen jedem Ehrengast: Mir wird besondere
Aufmerksamkeit geschenkt. Sie sollten
an solchen Kleinigkeiten nicht sparen.
Einen besonders nachhaltigen positiven Eindruck
werden Sie hinterlassen, wenn Sie die
Lieblingsmarke beispielsweise bei Sekt, Schokolade,
Zigarren herausfinden (Sekretärinnen
können in der Regel darüber Auskunft geben).
Schreiben Sie einen Willkommensbrief
Eine weitere nette Geste ist ein persönliches Begrüßungs-Schreiben, das Sie im Hotelzimmer oder an der Rezeption
für Ihren Ehrengast hinterlegen. Haben Sie ausländische
Gäste, sollte dieser Brief in deren Landessprache
verfasst sein. Dies gilt ebenso für ein eventuelles Besucherprogramm,
das Ihre Gäste zusammen mit einem
Stadtplan und weiteren Informationen im Hotelzimmer
vorfinden sollten.
Beugen Sie Peinlichkeiten während der Feierlichkeiten vor
Platzierung in der ersten Reihe
Bei Saalbestuhlung gehört es zu Ihrer Pflicht, Ihre Ehrengäste
und Redner in der ersten Reihe – mit Namensschildern
auf den Stühlen – zu platzieren. Wenn ausreichend
Platz ist, auch die begleitenden Familienangehörigen. Die
ranghöchsten Plätze in einer Stuhlreihe sind die mittleren,
die nächstbesten sind die äußeren. Sie platzieren also
rangfolgegemäß von innen nach außen. Der ranghöchste
Ehrengast sitzt in der Reihenmitte rechts neben dem oder
der Gastgebenden.
Warum ist der „Holding Room“ so wichtig?
Zum stillvollen Umgang mit Ehrengästen gehört, sie vor
Veranstaltungsbeginn in einem separaten Raum – auch
„Holding Room“ genannt – zusammenzuführen. Der
Raum sollte in unmittelbarer Nähe des Veranstaltungssaals
liegen und mit einigen Sitzgelegenheiten, Stehtischen sowie
warmen und kalten Getränken ausgestattet sein.
Dieses im offiziellen Protokoll geschätzte und häufig geübte
Verfahren hat drei Vorteile:
Ehrengäste warten nicht einsam und verloren im Bereich
der ersten Reihe des Saales auf den Beginn der
Veranstaltung – eine peinliche und unangenehme Situation.
Es besteht die Möglichkeit die Ehrengäste vorab miteinander
bekannt zu machen und ins Gespräch zu
bringen.
Sie können die Veranstaltung mit dem Einzug der
ersten Reihe in den Saal stilvoll und mit einer gewissen
Feierlichkeit beginnen.
Halten Sie den Kreis der Versammelten im Holding
Room möglichst klein. Beschränken Sie ihn maximal
auf 10 bis 15 Personen oder auf die Gäste, die Sie – bei
Saalbestuhlung – in der ersten Reihe platziert haben.
Bei einer Saalbestuhlung mit Mittelgang können Sie die
Seite der Reihe, die dem Rednerpult direkt gegenüberliegt,
zur Hauptseite deklarieren. Dann wiederum ist der
Ehrenplatz in der Mitte dieser Stuhlreihenhälfte.
In einem Raum mit Empore oder höher gelegenen Mittellogen
wie in Theatern oder Konzertsälen können Ehrenplätze
außerdem in der ersten Reihe im ersten Rang liegen.
Ehrenplätze während des Essens
Bei der Platzierung am Tisch sind die ranghöchsten Plätze
rechts neben den Gastgebenden, die Plätze links von ihnen
die nächstbesten. Bei einer Tischplanung für große
Saalveranstaltungen sollten Sie auch die Nähe zur Bühne
(zum Podium) im Blick haben, falls Ihr Ehrengast sich
während der Veranstaltung dorthin begeben muss. Er sollte
diesen Weg bequem zurücklegen können, ohne sich
mühsam durchschlängeln zu müssen.
Auswahl der Tischnachbarn
Bei einem Essen soll Ihr Ehrengast mit einem speziell auf
ihn zugeschnittenen und interessanten Gästekreis in Berührung
kommen. Dieser sollte möglichst viele Bereiche – Politik, Wirtschaft, Wissenschaft, Kirche, Kultur – abdecken,
dennoch aber nicht zu unterschiedlich sein und zumindest
einen kleinen gemeinsamen Nenner aufweisen.
Das können zum Beispiel ein Bezug zum Herkunftsland,
besondere Interessengebiete oder Vorlieben des Ehrengastes
(und seiner Delegation sein).
Die Auswahl der oft auch durch räumliche Gegebenheiten
eingeschränkten Teilnehmerzahl erfordert Einfallsreichtum
und Fingerspitzengefühl. Sie sollten deshalb die Einladungsliste
sehr sorgfältig planen, bei ausländischen
Gästen möglichst auch einige Teilnehmer hinzuziehen,
die die Sprache des Ehrengastes sprechen. Das kommt immer
gut an, denn es zeigt, dass Sie sich wirklich Gedanken
gemacht haben.
Verabschiedung – der letzte Eindruck
Der letzte Eindruck stützt oder mindert die angenehme
Erinnerung! Geleiten Sie als Gastgeberin oder Gastgeber
deshalb einen Ehrengast zum Ausgang, und danken Sie
ihm dabei nochmals herzlich für sein Kommen.
Haben Sie einen Ehrengast, der ohne Fahrer sofort nach
Ihrer Veranstaltung zum Bahnhof oder Flugplatz muss,
sollten Sie unbedingt für eine Fahrgelegenheit sorgen. Die
optimale Betreuung darüber hinaus wäre dann, dass Sie
ihn selbst bis dahin begleiteten. Ist das nicht möglich, weil
Sie beispielsweise noch Gastgeberpflichten bei Ihrer Veranstaltung
erfüllen müssen, sollten Sie für eine angemessene
Begleitung sorgen.
Service bis zum Schluss
Handelt es sich um eine bedeutende offizielle Gastdelegation,
kümmern Sie sich auch um die reibungslose Abwicklung
des Abflugs. Dabei hilft an jedem Flughafen der Betriebsleiter,
beispielsweise beim Einchecken des Gepäcks,
an manchen Flughäfen die VIP-Betreuung gegen Gebühr.
Informieren Sie den Service vorab über Flugnummer und
Zeitpunkt des Abflugs. Bis zum Abflug sollten Sie Ihren
Ehrengästen in der Lounge Gesellschaft leisten. Ihre Rolle
kann auch hier durch eine von Ihnen ausgewählte adäquate
Begleitperson übernommen werden.
Ein besonderes Extra
Einen besonders guten Eindruck hinterlassen Sie, wenn
Sie sich einige Tage nach der Veranstaltung mit einem
Brief, Fotos und dem Presse-Echo beim Ehrengast erneut
in Erinnerung bringen. Sicher wird Ihr Ehrengast die Veranstaltung
so in besonderer Erinnerung behalten und gerne
wiederkommen.
Checkliste – prüfen Sie alles durch
Nachfolgende Checkliste fast diesen Beitrag zusammen
und enthält die wesentlichen Details, an die Sie bei der Einladung
und Betreuung von Ehrengästen denken müssen. Sie
sehen auf einen Blick, was es in welcher zeitlichen Abfolge
bei der Betreuung von Ehrengästen zu beachten gibt.
Prüfen Sie sie die Punkte einzeln, und perfektionieren Sie
die Vorbereitungen für Ihre Veranstaltung.
Vorbereitung
Vorüberlegung: mit oder ohne Ehrengast?
Entscheidung über Einbindung des Ehrengastes
(Grußwort, Rede, Schirmherrschaft)
Aufstellung einer Liste mit gewünschten Ehrengästen
telefonische Voranfrage im Sekretariat
schriftliche Anfrage
Dankschreiben für Zusage
Einladungskarte versenden („p. m.“ nicht vergessen)
Informationen an die örtliche Polizei über zu erwartende
Ehrengäste
Begrüßungsgeschenk und Willkommensschreiben
(ins Hotelzimmer, wenn Ehrengäste übernachten)
willkommen heißen
Empfang des Ehrengastes (Flughafen, Bahnhof oder Hotel)
Abholung des Ehrengastes (mit Firmenwagen,
Mietwagen oder Shuttle/VIP-Bus)
Einweisungspersonal bestimmen für Vorfahrt,
Parkplatz, Wagenabruf
Aufenthaltsraum und Bewirtung für Fahrer und
Sicherheitspersonal vorbereiten
Holding Room: Gästekreis festlegen, Raum
vorbereiten (Sitzgelegenheiten, Stehtische,
kalte und warme Getränke, Blumendeko)
Verabschiedung
Abreise: PKW mit Fahrer bereitstellen; bei Flughafenabfertigung:
Begleitung klären, Absprache
mit Flughafen (Service über VIP-Abfertigung)
Zusendung eines weiteren Briefs mit Fotos und
Presse-Echo nach den Feierlichkeiten
Für diesen Auftritt wurden Bilder des Fotografen Falco aus der Bild-Datenbank Fotolia verwendet.
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Treten Sie immer so auf, wie Sie es sich wünschen?
Was sagen Sie, wenn Ihnen jemand das „Du“ anbietet, Sie dieses Angebot aber nicht annehmen möchten?
Wie entschuldigen Sie sich, wenn Sie vor lauter Terminen das Mittagessen mit einem wichtigen Geschäftspartner vergessen haben?
Wie bringen Sie einem Mitarbeiter bei, dass er einen unangenehmen Körpergeruch aussendet?
Wie wimmeln Sie lästige Anrufe wirkungsvoll ab?
Wie sagen Sie „Nein“, ohne dass Sie riskieren, sich unbeliebt zu machen?
Vermeiden Sie diese und weitere typischen Fettnäpfchen-Fallen!
Damit Sie sich in Zukunft bei jedem Zusammentreffen mit anderen
Menschen – egal, ob geschäftlich oder privat – absolut sicher fühlen,
gibt es jetzt den großen Knigge, das Referenzwerk für moderne Umgangsformen!
Korrektes Benehmen hat entscheidenden Einfluss auf Ihren persönlichen
Lebenserfolg. Lassen Sie nicht zu, dass auch nur ein einziger
Etikette-Fehler Ihrer Karriere schadet.
Wie wichtig ist Ihnen ein guter deutscher Sprachstil?
Wir von stil.de möchten dazu ein aktuelles Meinungsbild erheben – die Beantwortung unseres Fragebogens dauert nur wenige Minuten und wird anonym ausgewertet. Hier geht's zum Fragebogen! Mit etwas Glück gewinnen Sie eines der begehrten Knigge-Quiz Spiele.
Ehrengäste verleihen Ihren Veranstaltungen besonderen
Glanz und machen sie für Ihre übrige Gästeschar attraktiv
und anziehend. Schon die Ankündigung, dass eine interessante,
prominente Persönlichkeit als Ehrengast erwartet
wird, lässt bei vielen Eingeladenen anderweitige Terminverpflichtungen
rasch in den Hintergrund rücken.
