Gäste kommen von außerhalb: Wer zahlt die Übernachtung?

Diese Frage kommt gar nicht so selten. Die Antwort der -Redaktion wird Sie möglicherweise beruhigen: Nein, Sie müssen nicht für die anreisenden Gäste die Kosten übernehmen. Das wird auch bei einer großen Anzahl von Gästen niemand von Ihnen verlangen. Doch um Irritationen zu vermeiden, sollten Sie bereits auf der Einladung einen dezenten Hinweis anbringen. Denn sonst könnten Ihre Gäste tatsächlich davon ausgehen, dass Sie für Übernachtungsmöglichkeiten sorgen.

Eine geschickte Formulierung im Einladungstext könnte lauten:

Gern bin ich Euch/Ihnen bei der Suche und Auswahl einer angemessenen Übernachtungsmöglichkeit behilflich. Bitte meldet Euch bis zum, damit ich mich frühzeitig für Euch um ein schönes Hotel bemühen kann.

Sie können natürlich Ihrer Einladung auch direkt eine Liste hinzufügen, mit 1 bis 3 Hotels, die in der Nähe Ihrer Feier sind und unterschiedliche Preise haben. Noch besser ist es, wenn Sie sie direkt in mindestens 2 der Hotels ein so genanntes Abrufkontingent reservieren. Also eine bestimmte Anzahl von Zimmern, die unter einem Stichwort von den Gästen selbst abgerufen werden können. Ab einem gewissen Datum (1 bis 2 Monate vor der Feier, bei manchen Hotels ist auch mit Verhandlung eine kürzere Zeit möglich) fallen dann alle Zimmer, die noch nicht gebucht waren, in den freien Verkauf zurück. Somit entsteht Ihnen kein Risiko.