Die schwierige Mitteilung auf „Band”

Wie Sie mit einer formvollendeten Ansage auf Ihrem Anrufbeantworter Stil beweisen verrät Ihnen der große Knigge: Es gibt Begrüßungstexte auf Anrufbeantwortern, die klingen so, als habe man sich geradewegs in das Netzwerk eines Geheimbundes eingewählt kein Name, keine Telefonnummer, nur ein schaler Gruß und die Aufforderung, auf Band zu sprechen.

Eines dieser Negativbeispiele:

„Leider Pech gehabt. Ich bin persönlich nicht erreichbar. Bitte hinterlassen Sie mir eine Nachricht auf Band.”

Sensiblere Naturen dürften nach derlei Ansagen verstört auflegen. Abgebrühte Vieltelefonierer hingegen werden einfach ihren Text aufsagen und insgeheim hoffen, er möge den eigentlichen Empfänger auch wirklich erreichen. Denn wessen Anrufbeantworter sich da gemeldet hat, kann man in diesem Fall nicht einmal erahnen.

Es ist schon eine Art Service gegenüber dem Anrufer, entweder seinen Namen und/oder seine Telefonnummer zu nennen. Sympathischer und persönlicher ist es auf jeden Fall, sich mit seinem vollen Namen zu melden.

Also zum Beispiel so:

„Guten Tag, hier spricht Martin Jakob. Ich bin derzeit leider nicht erreichbar ...”

5 Tipps zur optimalen Ansage

Der Anrufbeantworter ist keine Kleinkunstbühne: Vermeiden Sie krampfhaft originelle Texte („Hier spricht der Anrufbeantworter von Heinz Keller. Ich bin leider der einzige, der hier arbeitet ...”).

Das Einspielen von Musik ist glücklicherweise nur noch selten anzutreffen. Bedenken Sie: Der Anrufer möchte eine Nachricht übermitteln und nicht für teure Gebühreneinheiten mehr oder minder angenehme Musik hören.

Die Praxis zeigt, dass es rein privat genutzte Telefonanschlüsse sehr selten gibt. Eine allzu kumpelhafte Ansprache oder sogar die Wahl der Du-Form wirkt auf Außenstehende unangenehm. Stellen Sie sich vor, Sie haben sich beworben und Ihr potentieller neuer Chef versucht, Sie am Abend unter Ihrer Privatnummer anzurufen.

Meldet sich dann Ihr Anrufbeantworter mit einer allzu plump-vertraulichen Ansprache, ist der erste Eindruck nicht der beste. Falls möglich, zeigen Sie der oder dem Anrufenden Alternativen auf. Vielleicht kann man Ihnen ein Fax schicken oder Sie über Handy erreichen. Geben Sie die entsprechenden Nummern bekannt. Wiederholen Sie insbesondere die in der Regel sehr lange Handy-Nummer.

Generell gilt zwar die Empfehlung, möglichst kurze Ansagetexte aufzusprechen, denn schließlich zahlt der Anrufer die Gebühren. Andererseits sollten Sie ihm aber schon Gelegenheit geben, sich zu sammeln. Manche Anrufer müssen erst eine „Schrecksekunde” überwinden, wenn sie plötzlich mit einem Anrufbeantworter kommunizieren.

Faustformel für Ihre Ansage:
mindestens zehn, maximal 20 Sekunden. Machen Sie keine falschen Versprechungen. Wenn Sie einen Rückruf zusagen, sollten Sie Ihr Wort halten. Falls Ihnen dies auf Dauer zu kostspielig erscheint, machen Sie keine Zusagen, sondern geben Sie zum Beispiel bekannt, zu welcher Tageszeit Sie in der Regel erreichbar sind.

Praxisleitfaden:
So machen Sie es richtig „Guten Tag, hier ist der Anschluss von Sabine Scheuermann. Leider bin ich im Augenblick nicht erreichbar. Sie können mir unter derselben Nummer ein Fax schicken oder nach dem Pfeifton eine Nachricht hinterlassen. Ich rufe Sie gern zurück. Vielen Dank für Ihren Anruf auf Wiederhören.”

„Guten Tag, hier ist das Textbüro Martin Behrens. Leider bin ich im Augenblick nicht da. Sie können aber versuchen, mich über Funktelefon zu erreichen. Die Nummer: (0172)1 23 45 67 ich wiederhole: (01 72)1 23 45 67. Oder hinterlassen Sie eine kurze Nachricht auf Band. Ich melde mich schnellstens bei Ihnen. Vielen Dank und auf Wiederhören ...”