Der neue Telefon-Knigge: Überzeugen Sie mit zeitgemäßen Umgangsformen

Nahezu immer und überall sind Menschen heute telefonisch erreichbar. Häufig ersetzt das Telefon den persönlichen Kontakt. Die technische Entwicklung ist rasant.

Wissen Sie, welche Umgangsformen am Telefon eigentlich noch zeitgemäß sind? Was hat sich geändert? Worauf sollten Sie achten?

Dieser Beitrag aus dem großen Knigge liefert die Antworten auf die häufigsten Fragen unserer Leserinnen und Leser.

Knigge-Test:

Wie stilsicher sind Sie im Umgang mit dem Telefon?

Welche Aussage ist richtig, welche falsch?

 
  1. Nach 20:00 Uhr sollte man niemanden mehr durch seinen Anruf stören.
  1. In einer Zeit, in der Hinz und Kunz einen ungebeten anrufen, darf man sich auch nur mit „Hallo“ oder „Ja bitte“ melden.
  1. Die allgemeine Empfehlung lautet heute, sich mit Vor- und Zunamen zu melden.
  1. Einen Telefonanruf zu ignorieren, weil man den Sonntagskrimi sehen will, ist unhöflich.
  1. Wenn man einen Anrufer abweisen will, muss man ihm dafür einen plausiblen Grund nennen.
  1. Beim Telefonieren darf man ruhig Kaffee trinken oder Kleinigkeiten erledigen.


Am Ende des Beitrags finden Sie die Antworten.

 

Leser fragen, „der große Knigge“ antwortet


Die Redaktion „des großen Knigge“ erreichen in letzter Zeit immer wieder Anfragen rund um das Thema Telefon. Hier die Antworten:

1. Stimmt es, dass man nach 20:00 Uhr nicht mehr anrufen darf?

„Ich habe kürzlich gelesen, dass es unhöflich ist, nach 20:00 Uhr anzurufen. Stimmt das denn noch? So früh geht doch nun wirklich kaum jemand zu Bett.“

Noch in den 1990er-Jahren lautete die Empfehlung, bei Anrufen in nicht ganz so vertrauten Privathaushalten folgende „Höflichkeitsspanne“ einzuhalten:

  • wochentags nicht vor 9:30 Uhr,
  • am Wochenende und an Feiertagen nicht vor 10:30 Uhr,
  • nicht zwischen 12:30 und 15:00 Uhr
  • und nicht nach 20:00 Uhr.

Aus den 1950er-Jahren stammt die Empfehlung, nicht ausgerechnet während der Tagesschau anzurufen. Heute gelten diese Ausschlusszeiten nur noch eingeschränkt, denn den Tagesablauf von Otto Normalverbraucher, den es früher einmal gab, gibt es heute nicht mehr.

Damals hatte z. B. fast jeder um 12:00 Uhr Mittagspause. Heute wird dies ganz unterschiedlich gehandhabt: Der eine geht um 11 Uhr, der andere um 14 Uhr und der Dritte gar nicht zum Mittagstisch.

Längst ist auch die Tagesschau nur noch eine von vielen Möglichkeiten, sich im Fernsehen über das Weltgeschehen zu informieren. Und wer sagt Ihnen, dass Sie bei der Sportschau oder dem spannenden Krimi nicht genauso stören?

Trotzdem gibt es auch heute noch Richtwerte, an die Sie sich halten sollten:

  • Neue Richtzeiten: Privat und geschäftlich

 

Rufen Sie jemanden privat zuhause an, gilt: werktags möglichst erst ab 9:30 Uhr und nicht nach 21:30 Uhr. Wenn Sie geschäftlich in Privathaushalten anrufen, nimmt man es Ihnen oft sogar schon übel, wenn Sie an „normalen“ Wochentagen nach 20:00 Uhr bzw. samstags nach 18:00 Uhr stören. Dann nämlich wollen die meisten nur noch ihren wohlverdienten Feierabend bzw. ihr wohlverdientes Wochenende genießen. Geschäftliche Anrufe sind unwillkommen. Sonn- und Feiertags sind geschäftliche Anrufe in Privathaushalten ganz tabu. Privat sollten Sie den anderen nicht vor 10:30 Uhr anläuten. Vielleicht ist dies ja der einzige Tag in der Woche, an dem er ausschlafen kann. Bei Anrufen ins Ausland ist natürlich immer die Ortszeit beim Angerufenen maßgeblich. Wenn 11:00 Uhr bei Ihnen dort 4:00 Uhr morgens ist, wird man sich kaum über Ihren Anruf freuen.

  • Mittagsruhe

 

Die Mittagsruhe von 12:30 Uhr bis 15:00 Uhr sollten Sie auch heute noch einhalten, wenn Sie Menschen im Rentenalter anrufen. Zum einen ist diese Generation noch an die althergebrachten Regeln gewöhnt und betrachtet ihre Nichteinhaltung oft als Unhöflichkeit. Zum anderen finden sich in dieser Altersgruppe aber auch die meisten Menschen, die tatsächlich eine Mittagsruhe einhalten. Ein Anruf kann also wirklich stören. Jüngere Menschen hingegen dürfen Sie heute auch in den Mittagsstunden anrufen. Selbstverständlich halten Sie das Gespräch kurz, wenn Sie merken, dass Sie gerade stören.

  • Ausnahmen

 

Außerhalb der Richtzeiten dürfen Sie anrufen, wenn

  • der andere davon profitiert, weil Sie ihm z. B. dadurch einen unnötigen Weg ersparen, es sich um einen Notfall handelt, z. B. etwas Schlimmes passiert ist oder Sie Hilfe brauchen,
  • Sie Ihr Gegenüber so gut kennen, dass Sie davon ausgehen können, im konkreten Fall nicht zu stören, weil Sie z. B. wissen, dass Ihre Freundin eine „Nachteule“ ist.

Auch wenn Sie in einer Firma anrufen, brauchen Sie sich keine Gedanken über die Uhrzeit zu machen. Wenn die Hotline rund um die Uhr besetzt ist, spricht nichts dagegen, auch noch zu nachtschlafender Zeit dort anzurufen.

  • Wünsche und Bedürfnisse des anderen beachten


Wenn Sie Ihren Gesprächspartner bzw. im Beruf „die Zielgruppe“ kennen, ist es höflich, auch innerhalb der Richtzeiten auf zeitliche Vorlieben und Einschränkungen Rücksicht zu nehmen.

  • Einen Koch beispielsweise sollten Sie an seinem Arbeitsplatz nicht ausgerechnet kurz vor Mittag stören, wenn der Stress für ihn am größten ist.
  • Eltern kleinerer Kinder werden es Ihnen danken, wenn Sie nicht gerade anrufen, wenn die Kleinen schlafen gehen.
  • Wenn Sie wissen, dass Ihr Gesprächspartner jeden Abend die Tagesschau sieht, rufen Sie selbstverständlich vorher oder nachher an.

 

Der große Knigge-Extra-Tipp: Fragen Sie, ob Ihr Anruf gelegen kommt

Selbst wenn Sie den Zeitpunkt Ihres Anrufs sehr umsichtig wählen: Absolute Sicherheit, tatsächlich nicht zu stören, gibt es nicht.

Warum fragen Sie deshalb nicht einfach nach? Allein die Tatsache, dass Sie sich Gedanken machen, Ihnen das Wohlbefinden Ihres Gegenübers also augenscheinlich nicht gleichgültig ist, spricht für Sie. Besser als die Frage „Störe ich gerade?“ sind dabei Formulierungen, die Ihrem Gegenüber eine ehrliche Antwort ermöglichen, ohne dabei Gefahr zu laufen, Sie zu kränken. Dass Sie stören, wird Ihnen ein höflicher Gesprächspartner nämlich nicht unbedingt direkt sagen wollen. Formulieren Sie also vorzugsweise:

  • „Passt es Ihnen/dir gerade?“
  • „Haben Sie 5 Minuten Zeit?“

 

Dabei erleichtern Sie Ihrem Gesprächspartner die Entscheidung, wenn Sie den Anrufgrund gleich mit nennen: So wird Ihnen ein guter Freund bestimmt gern seinen geliebten Krimi opfern, wenn es sich um ein dringendes Anliegen handelt. Das Fußballspiel von gestern hingegen würde er möglicherweise lieber ein anderes Mal mit Ihnen erörtern.

Angaben zur geschätzten Dauer des Gesprächs sollten übrigens immer ehrlich sein. „Schönen“ Sie also nicht nach unten. Wer hat sich nicht schon über die fünf Minuten für eine kurze Befragung geärgert, die im Nachhinein dann mehr als eine halbe Stunde gedauert hat? Das ist kein guter Stil. Machen Sie lieber einen neuen Telefontermin aus, wenn der andere in Eile ist.

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2. Darf man sich mittlerweile auch einfach mit „Hallo“ oder „Ja bitte“ melden?

Nennen Sie Ihren Namen

Tatsächlich hat in den letzten Jahren die Gewohnheit zugenommen, sich nur mit „Hallo“ oder „Ja bitte“ zu melden. Während diese Meldung in vielen Ländern üblich ist, gilt sie in Deutschland aber nach wie vor als unhöflich. 

Der Grund: Sie verunsichern den Anrufer. Er weiß nicht, ob er den gewünschten Gesprächspartner in der Leitung hat. Jeder hat es schließlich schon einmal erlebt, dass er sich verwählt oder eine falsche Nummer notiert hat.

Sofern Sie namentlich auch im Telefonbuch zu finden sind, spricht nichts dagegen, sich mit Namen zu melden. Sie geben durch die Namensmeldung keine sensiblen Daten preis, vereinfachen jedoch den Gesprächsbeginn und vermeiden Verwechslungen.

Auch die Ansage auf Ihrem Anrufbeantworter sollte Ihren Namen enthalten, damit ein Anrufer sich auch traut, dort eine Nachricht zu hinterlassen.

Einzige Ausnahme: Sie haben eine Geheimnummer oder sind regelmäßig Opfer unerwünschter Anrufe. Hier ist es zwar auch nicht höflich, sich nur mit „Hallo“ zu melden, dafür aber zweckmäßig, wenn Ihre Nummer weiterhin geheim bleiben soll.

Der große Knigge-Extra-Tipp: Lassen Sie Ihren Doktortitel weg

Auch am Telefon werten es viele als überheblich und unhöflich, wenn jemand bei der Selbstvorstellung, hier also beim Melden, seinen akademischen Titel nennt. Lassen Sie ihn also weg, sofern diese Information nicht erforderlich ist (z. B. im Krankenhaus). Setzen Sie auf Understatement.

Wenn Sie geschäftliche Anrufe entgegennehmen

Bei geschäftlichen Anrufen ist es dem Anrufer in erster Linie wichtig, dass er bei der richtigen Firma gelandet ist. Entsprechend nennen Sie hier zuerst den Firmennamen, dann eventuell die Abteilung und erst zum Schluss Ihren eigenen Namen.

 

Problemthema: Floskeln!

Jeder kennt Meldungen wie diese:

„Guten Tag, Firma Mustermann, Abteilung Muster, Sie sprechen mit Gabriele Musterfrau. Was kann ich für Sie tun?“

Diese Meldung ist ohne Frage sehr höflich. Leider klingt sie aber auch schon so abgedroschen, dass Ihnen Anrufer Ihre Freundlichkeit häufig nicht ganz abnehmen. Wenn Sie solche Formulierungen verwenden müssen, ist es wichtig, zumindest auf eine gute Betonung zu achten und nicht nur sein Sprüchlein aufzusagen. Gibt es keine strikten Vorgaben in Ihrer Firma, wie Telefonate angenommen werden?

Überraschen Sie Ihren Anrufer doch einmal mit einer schnörkellosen Meldung:

„Firma Mustermann, Gabriele Musterfrau.“ Freundlich gesprochen mit einer kleinen Stimmanhebung am Ende erwecken Sie mit dieser Meldung in der Regel mehr Vertrauen als mit einem Standardspruch.

 

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Nicht nur Bewerbern passiert es:

Sie werden in ein schickes Restaurant eingeladen – und dort blamieren sich viele bereits, bevor auch nur der erste Gang serviert wurde!

Schon am Brotverzehr erkennen geschulte Augen, ob jemand über gute Manieren verfügt. Für manchen Gesprächspartner ist hier bereits die gesamte Verhandlung „gegessen“ ... doch nicht für SIE! Denn ...

... diese Herausforderung können Sie ab heute ganz getrost annehmen. Sie kennen sich aus. Weil Sie Ihren Stil-Berater zu Rate gezogen haben, sind Sie auf alle Tischsitten-Probleme bestens vorbereitet.

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3. Ist es wirklich so unhöflich, sich nur mit Zunamen zu melden?

Nein, unhöflich ist das nicht. Trotzdem gibt es gute Gründe, seinen Vor- und Zunamen zu nennen:

  • Es klingt persönlicher.
  • Es erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Familienname besser verstanden und behalten wird. Gerade die ersten gesprochenen Worte kommen beim Hörer häufig nicht richtig an. Wenn Sie vorab Ihren Vornamen nennen, rückt Ihr Zuname „hörbar“ nach hinten.
  • Sind unter einer Nummer mehrere Personen mit gleichem Nachnamen erreichbar, weiß der Gesprächspartner sofort, ob er den Richtigen in der Leitung hat.

Wer sich aber lieber nur mit seinem Familiennamen meldet, darf dies auch heute noch tun. Wichtig ist – gerade im Berufsleben – dass Ihre Stimme „wach“ und freundlich klingt. Ein gelangweiltes oder gar entnervtes „Kniel (Meier, Müller ...)“ trägt nicht gerade dazu bei, dass ein Anrufer sich wohl und willkommen fühlt.

Der große Knigge-Extra-Tipp: Nicht zu schnell melden

Beginnen Sie erst, nachdem die Sprechmuschel in Position gebracht ist. Halten Sie einen kurzen Moment inne und sprechen Sie deutlich und nicht zu schnell. Der Anrufer hört oft sonst nur noch den letzten Teil von dem, was Sie sagen.

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4. Muss man eigentlich immer ans Telefon gehen?

„Das Telefon ist eine Erfindung des Teufels, die die erfreuliche Möglichkeit, sich einen lästigen Menschen vom Leibe halten zu können, teilweise wieder zunichte macht.“

Ambrose Gwinnet Bierce, 1842–1914, amerikanischer Schriftsteller und Journalist

Gerade sitzen Sie mit Ihrer Familie gemütlich um den Abendbrottisch. Da klingelt das Telefon. Müssen Sie eigentlich immer und überall erreichbar sein? Können Sie das Telefon nicht einfach klingeln lassen?

Sie können – zumindest im Privaten.

Das gilt im Privatleben

Nicht ranzugehen, wenn es klingelt, ist nicht unhöflich. Der Anrufer wird davon ausgehen, dass Sie gerade nicht zuhause oder nicht zu sprechen sind. Und dies ist schließlich kein Grund, böse zu sein.

Da auch das Klingeln eines Telefons sehr nervig sein kann, schalten Sie es am besten schon vorbeugend auf lautlos oder leiten die Anrufe auf einen Anrufbeantworter weiter. Diesen kann man in der Regel so einstellen, dass er bereits beim ersten Klingeln „übernimmt“.

Vorteil: Der Anrufer kann eine Nachricht hinterlassen und ruft nicht ganz vergeblich an. Sie wissen, worum es geht, verpassen keinen wichtigen Anruf und können zu einem günstigeren Zeitpunkt zurückrufen.

 

Das gilt im Geschäftsleben

Im Geschäftsleben sieht es etwas anders aus. Hier müssen Sie zwar nicht immer und überall, auf jeden Fall aber während der Geschäftszeiten erreichbar sein. Ihr Kunde erwartet, dass Sie für ihn da sind und dass ihm schnell und unbürokratisch geholfen wird.

Sie sollten daher während der Geschäftszeiten entweder

  • selbst ans Telefon gehen,
  • Ihr Telefon auf das eines Kollegen umleiten
  • oder einen Anrufbeantworter zwischenschalten und schnellstmöglich zurückrufen.

Wenn Sie mit einem Kunden oder einem Kollegen im Gespräch sind, sollten Sie nicht ans Telefon gehen: Anwesende sollten nicht zugunsten Nichtanwesender vernachlässigt werden. Generell: Der Anrufer stört. Leiten Sie das Telefon um und bieten Sie einen Rückruf an.

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    • Was sagen Sie, wenn Ihnen jemand das „Du“ anbietet, Sie dieses Angebot aber nicht annehmen möchten?
    • Wie entschuldigen Sie sich, wenn Sie vor lauter Terminen das Mittagessen mit einem wichtigen Geschäftspartner vergessen haben?
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    • Wie sagen Sie „Nein“, ohne dass Sie riskieren, sich unbeliebt zu machen?
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    5. Gibt es eine Möglichkeit, unliebsame Anrufe höflich zurückzuweisen?

    Einfach nicht ans Telefon zu gehen ist nicht jedermanns Sache und auch nicht immer möglich. Was können Sie tun, um einen störenden Anrufer höflich, aber möglichst schnell wieder loszuwerden?

    Im Geschäftsleben

    Im Geschäftsleben ist das Abwimmeln in aller Regel nicht ratsam. Für Kunden und Geschäftspartner sollten Sie erreichbar sein und sich auch genügend Zeit für sie nehmen. Kommt ein Anruf ungelegen, z. B. weil Sie gerade in einem persönlichen Gespräch mit jemand anders oder auf dem Sprung zu einem Termin sind, vereinbaren Sie am besten einen Rückruf.

    Wichtig ist, dass Sie diesen dann auch zuverlässig erledigen. Für eine freundliche Meldung am Telefon und die Frage nach dem Anliegen des Kunden sollte aber auch dann noch Zeit sein. Ehe Sie einen Anruf schlecht gelaunt und mit möglicherweise schon leicht aggressivem Unterton annehmen, ist es besser eine professionelle Vertretung nimmt den Anruf für Sie an, und Sie rufen zurück.

     

    Im Privatbereich

    Im Privatleben dürfen Sie schon eher einmal einen Anrufer höflich abwimmeln, und sei es nur weil Sie Ihren „Tatort“ in Ruhe zu Ende schauen wollen.

    So funktioniert die höfliche Ablehnung

    1. Schritt: Melden Sie sich freundlich


    Melden Sie sich, auch wenn ein Anruf ungelegen kommt, immer freundlich. Mit einem genervten Unterton tun Sie dem Anrufer Unrecht. Ihre beste Freundin hofft vielleicht auf Ihren Beistand und ahnt nicht, dass Sie gerade im größten Stress stecken. (Falls Sie keine Kraft oder Lust haben, einen Anruf höflich anzunehmen, überlassen Sie ihn besser sofort dem Anrufbeantworter.)

    2. Schritt: Sagen Sie, dass es gerade nicht passt

    Nachdem sich der Anrufer vorgestellt und eventuell auch schon sein Anliegen vorgetragen hat, macht er in der Regel eine kurze Pause. Dies ist der richtige Zeitpunkt, ihm freundlich und ohne viel Umschweife mitzuteilen, dass der Anruf gerade ungünstig oder auch grundsätzlich unerwünscht ist.

    3. Schritt: Beenden Sie das Gespräch freundlich, aber zügig


    Eine Privatperson bitten Sie, später noch einmal anzurufen, oder – höflicher – Sie bieten ihr einen Rückruf an. Besonders verbindlich ist es, wenn Sie dafür einen konkreten Zeitpunkt nennen.

    Wichtig: Stellen Sie anschließend keine Höflichkeitsfragen (z. B. nach dem Befinden) mehr, sonst kommt das Gespräch nicht zum gewünschten Ende.

    Der große Knigge-Extra-Tipp: Das war einmal

    Früher lautete die allgemeine Empfehlung, dem Anrufer immer eine Begründung zu geben. Aus zwei Gründen hält die große Knigge-Redaktion dies heute nur noch für eingeschränkt gültig:

    Zum einen sind Sie niemandem zur Rechenschaft verpflichtet. Zum anderen – und das wiegt schwerer – kann eine Begründung gute Beziehungen gefährden. Es kann kränkend sein, wenn Sie jeden wissen lassen, wie Sie ihre Prioritäten setzen. Diese sind für Ihren Gesprächspartner schließlich nicht immer nachvollziehbar. Wer hört z. B. schon gern, dass ein Krimi wichtiger ist als er selbst?

    Wenn Sie aber ganz allgemein „Tut mir leid, es passt gerade nicht“, „Ich bin gerade in Eile“ oder „Mir fehlt gerade die nötige Ruhe“ sagen, kann (und wird) der Anrufer in der Regel Gründe annehmen, die auch ihm einleuchtend sind und nicht wehtun. Und Sie mussten nicht zu einer Notlüge greifen.

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    6. Darf man sich am Telefon verleugnen lassen?

    Das Telefon klingelt. Ihr Partnerin, die Kinder oder ein Kollege im Geschäft gehen ran. Der Anruf ist für Sie, doch Sie haben weder Lust noch Zeit.

    Fast jeder Mensch hat hier wahrscheinlich in der Not schon einmal zu einer Ausrede gegriffen und sich einfach verleugnen lassen. Doch damit bringen Sie die Person, die für Sie lügen soll, in eine unangenehme Verpflichtung.

    Vorsicht: Der Anrufer bekommt häufig mehr mit, als Sie denken. Wie wird er sich wohl fühlen, wenn er sie im Hintergrund genervt flüstern oder sogar rufen hört. „Sag, ich bin nicht da“? Das ist sehr verletzend!

    Die große Knigge-Empfehlung: Entscheiden Sie sich lieber fürs persönliche „Abwimmeln“.

     

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    7. Stimmt es, dass man beim Telefonieren nicht Kaffee trinken oder Kleinigkeiten erledigen sollte?

    Schnurlostelefon, Freisprecheinrichtung, Headset – die moderne Technik macht es möglich, beim Telefonieren nebenbei noch andere Dinge bequem zu erledigen. Das ist praktisch.

    Höflich ist es aus folgenden Gründen nicht: Ob Sie herumlaufen, nebenher in die Tasten Ihres PC tippen oder nur einen Schluck Kaffee trinken: Der Anrufer hört es. Er registriert, dass Sie ihm nicht Ihre volle Aufmerksamkeit schenken, und fühlt sich dadurch möglicherweise nicht genügend wertgeschätzt.

    Auch die akustische Verständlichkeit leidet. Wenn Sie den Hörer zwischen Schulter und Kinn klemmen und zuhause nebenbei abspülen, kommt nicht nur Ihre Stimme beim Anrufer undeutlich und verzerrt an. Er hört auch Ihre Schritte, das Plätschern des Wassers und das Klappern des Geschirrs.

    Beim Headset kommt zwar in der Regel Ihre Stimme klar und deutlich an, weil das Mikrofon Ihren Bewegungen folgt und Ihre Körperhaltung locker bleibt. Trotzdem hört der Anrufer das Klappern der Tastatur, das Blättern in Unterlagen oder Ihr Schlucken, wenn Sie trinken. Auch dass Sie die Freisprechanlage eingestellt haben, kann der Anrufer am unangenehmen Hall hören.

    Sie sollten deshalb alle unnötigen Nebentätigkeiten vermeiden und sich ausschließlich aufs Telefonieren konzentrieren. Bei geschäftlichen Anrufen sind nur Nebentätigkeiten erlaubt, die unmittelbar mit dem Anruf zu tun haben und somit im Interesse des Anrufers liegen, z. B. das Herbeiholen von Unterlagen, das Mitschreiben oder das Aufrufen eines Computerprogramms.

    Wichtig ist, dass Sie dem Anrufer diese Nebentätigkeiten erläutern und damit erst gar nicht den Verdacht aufkommen lassen, Sie seien nur halb bei der Sache:

    „Moment, ich schreibe gleich einmal mit.“

    Dauert eine Nebentätigkeit länger, ist es oft besser, einen Rückruf anzubieten:

    „Darf ich Sie in circa einer halben Stunde zurückrufen? Ich möchte zuerst in die Unterlagen schauen, dann kann ich Ihnen besser weiterhelfen.“

    Im Privaten gilt: Bei einem Anrufer, den Sie gut kennen, müssen Sie es nicht ganz so genau nehmen. Freund oder Freundin, Onkel oder Tante, Nichte oder Neffe werden es Ihnen sicher nicht verübeln, wenn Sie zwischendurch Ihren Kaffee trinken. Höflich ist es auch hier, den Anrufer einzubeziehen:

    • „Ich hoffe, es stört dich nicht, wenn ich mir meinen Kaffee hole und es mir beim Telefonieren etwas gemütlicher mache.“
    • „Ich nehme dich kurz mit an den Herd. Ich möchte sichergehen, dass der Kuchen nicht anbrennt.“
    • „Ich starte noch eben schnell das Sicherungsprogramm auf dem Rechner. Das dauert immer seine Zeit.“

     

    Längere Tätigkeiten, die Sie in Ihrer Konzentration stören, sollten Sie aus Gründen der Wertschätzung aber auch bei privaten Anrufen vermeiden. Staubsaugen, E-Mails lesen, Geschirr spülen oder private Unterlagen sortieren können Sie auch später noch.

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    8. Braucht man zur Nutzung der Freisprecheinrichtung immer die Einwilligung des Gesprächspartners?

    Die Freisprechanlage Ihres Telefons erfüllt zwei wichtige Funktionen: Zum einen ermöglicht sie es, beim Telefonieren die Hände frei zu behalten und im Raum herumzulaufen. Das ist praktisch, aber wie schon erwähnt nicht unbedingt höflich. Zum anderen dient sie aber auch dazu, anderen Personen im Raum die Teilnahme am Gespräch zu ermöglichen, sie mithören und eventuell auch zu Wort kommen zu lassen.

    Auch Sie möchten sicherlich wissen, wenn ein Dritter bei Ihrem Telefongespräch mithört. Einige Dinge werden Sie dann vielleicht lieber für sich behalten oder anders formulieren. Auch als Angerufener sollten Sie Peinlichkeiten vermeiden.

    Bevor Sie die Freisprecheinrichtung nutzen und Ihr Telefon auf Mithören schalten, sollten Sie Ihren Gesprächspartner deshalb grundsätzlich informieren. Teilen Sie ihm mit, ob noch jemand anders mithört. Wenn ja, holen Sie dazu immer das Einverständnis ein. Im Berufsleben ist dies aus Datenschutzgründen sogar vorgeschrieben.

     

    Der große Knigge-Extra-Tipp: Das war einmal

    Vor ca. 40 Jahren war der Festanschluss noch ein Luxus: Manch einer kennt es vielleicht noch, dass man den Nachbarn besuchen musste, um von seinem Telefonat aus ein Ferngespräch führen zu dürfen. 20 Jahre ist es her, dass das erste Handy erfunden wurde: Es wog ein Kilogramm und kostete 4.000 Dollar.

    War es in der Vergangenheit noch ein Statussymbol, überall und zu jederzeit erreichbar zu sein, so ist heute oft das Gegenteil der Fall: Luxus ist für viele Menschen mittlerweile, die elektronischen Kommunikationsmedien mit gutem Gewissen auszuschalten. Manchmal ist die Erwartungshaltung der Mitmenschen grenzenlos. Nach wie vor gilt jedoch, dass niemand 100%ige Verfügbarkeit von Ihnen erwarten kann.

    Gönnen Sie sich im Beruf Stunden, in denen Sie konzentriert arbeiten können. Vereinbaren Sie z. B. mit einem Kollegen, dass Sie einmal die Woche einen halben Tag lang das Telefon des anderen übernehmen. So kommen Sie beide in den Genuss von Arbeitsstunden, in denen man Sie nicht stört.

    Im Privatleben müssen Sie die Ansprüche anderer nicht befriedigen: Sie müssen nicht abheben, wenn Sie nicht möchten. Gönnen Sie sich ab und zu den Luxus der Unerreichbarkeit.

     

    Auflösung des Knigge-Tests vom Anfang der Seite Frage 1: falsch Frage 2: falsch Frage 3: richtig Frage 4: falsch Frage 5: falsch Frage 6: falsch

    Die große Knigge-Übersicht: Das Wichtigste auf einen Blick

    • Rufen Sie in Privathaushalten möglichst nicht vor 9:30 Uhr (sonntags 10:30 Uhr) oder nach 21:30 (privat) bzw. 20:00 Uhr (geschäftlich) an.
    • Nehmen Sie (auch während dieser Zeiten) Rücksicht auf Ihnen bekannte Wünsche und Bedürfnisse des Gesprächpartners.
    • Melden Sie sich mit Ihrem Namen. Dabei lautet die allgemeine Empfehlung heute, neben dem Familiennamen auch den Vornamen zu nennen.
    • Wichtiger noch als das, was Sie sagen, ist der Klang Ihrer Stimme: Wach und freundlich sollte sie klingen, wenn Sie sich melden, damit sich Ihr Gegenüber willkommen und wohlfühlt.
    • Im Privaten entscheiden Sie frei, ob Sie ein Telefonat annehmen möchten oder nicht. Sie müssen nicht immer und überall erreichbar sein. Sie dürfen das Telefon also auch einfach einmal klingeln lassen oder den Anrufbeantworter einschalten – auch wenn Sie zuhause sind.
    • Im Beruf ist es wichtig, während der Geschäftszeiten für Kunden erreichbar zu sein. Können Sie Anrufe nicht persönlich entgegennehmen, sollten Sie Ihr Telefon deshalb auf Kollegen oder einen Anrufbeantworter umleiten.
    • Auch einen störenden Anrufer sollten Sie freundlich begrüßen, bevor Sie ihn höflich zurückweisen.
    • Vermeiden Sie beim Telefonieren alle unnötigen Nebentätigkeiten. Sie beeinträchtigen nicht nur das akustische Verständnis, sondern vermitteln dem Gesprächspartner darüber hinaus mangelnde Wertschätzung.
    • Benutzen Sie die Freisprechanlage Ihres Telefons nur mit Wissen und Zustimmung Ihres Gesprächspartners.



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