Ob Tagung, Geburtstag oder Tag der offenen Tür: So organisieren Sie Veranstaltungen wie ein Profi

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Jeder befindet sich irgendwann einmal in der Gastgeberrolle. Beruflich und privat. Gesellschaftliche Veranstaltungen stellen persönliche Kontakte und Bindungen her, sie wecken Emotionen und verbreiten gute Laune. Doch Veranstaltungen gelingen nur mit umsichtiger und akribischer Organisation.

Dieser Beitrag aus dem große Knigge verrät Ihnen die besten Praxis-Tipps und die wichtigsten Detailkenntnisse, damit Sie Ihre Veranstaltungen wie ein Profi planen und realisieren können.

Stichwörter von A – Z

  • Ablauf
  • Absagen
  • Anreise
  • Antwort/Antwortkarte
  • Beendigung der Veranstaltung/Verabschiedung
  • Einladung
  • Gastgeschenke
  • Getränke
  • Pannen/Störungen
  • Pausen
  • Terminwahl
  • Unterhaltungsprogramm/Rahmenprogramm
  • Veranstaltungsort
  • Verpflegung/Bewirtung
  • Verspätungen
  • Willkommenheißen
  • Zusage/Bestätigung

Ablauf: Logisch und durchdacht

Gäste wissen gern, was sie erwartet. Sie ersparen sich selbst die Zeit raubende Beantwortung von Nachfragen zur Veranstaltung, indem Sie bereits in Ihrer Einladung über alle wissenswerten Details informieren.

Gäste wollen alles wissen

  • "Wie lange dauert das Meeting?"
  • "Was soll besprochen werden?"
  • "Gibt’s bei Ihrem Empfang was zu essen? – Oder essen wir besser vorher noch was?"
  • "Macht Ihr Fleisch-Fondue oder Käse-Fondue? – Wir essen nämlich kein Fleisch!"
  • "Können wir mit zum Standesamt, oder sind wir nur für die Kirche eingeplant?"
  • "Sollen wir mit dem eigenen Auto anreisen, und wo können wir dann parken?"
  • "Was soll ich anziehen?"

Geschäftliche Meetings
Für geschäftliche Meetings, Besprechungen, Konferenzen und Seminare gilt: Informieren Sie mit Ihrer Einladung nicht nur über Termin und Ort, sondern auch über Leitung, Teilnehmerkreis, Tagesordnung und geplante Dauer.

Als Veranstaltungsorganisator fertigen Sie sich zusätzlich einen detaillierten Ablaufplan mit präzisen Zeitangaben für alle wichtigen Aktivitäten an, die Sie bei der Durchführung der Veranstaltung im Kopf behalten müssen.

Private Veranstaltungen
Informieren Sie ebenfalls bereits in der Einladung über die Art der Bewirtung (z. B. Imbiss, Buffet oder Menü), ggf. Programmpunkte (z. B. Redner, Ehrungen, Musikdarbietungen, Möglichkeit zum Tanzen) und die Dauer der Veranstaltung, z. B. bei Empfängen. Setzen Sie sich rechtzeitig mit den Personen in Verbindung, die Sie aktiv in den Ablauf miteinbeziehen wollen (z. B. Taufpaten, Trauzeugen, Redner).

Absagen: Bleiben Sie flexibel

Auch wenn Sie nicht gern auf Ihre Gäste verzichten: Mit Absagen muss jeder Gastgebende rechnen. Bleiben Sie in solchen Fällen flexibel, und nehmen Sie Plan B zur Hand:

1. Laden Sie weitere Gäste ein
Für den Fall, dass Sie noch ein paar Tage Zeit bis zur Veranstaltung haben, laden Sie Personen, die zum Gästekreis passen, persönlich telefonisch dazu ein.

Aber Achtung: Lückenbüßer-Alarm! Die Gefahr, dass sich die Angesprochenen als Ersatzkandidaten fühlen, die ursprünglich nicht eingeladen werden sollten, liegt nahe. Sie müssen diese Notnagel-Aktion allerdings riskieren, wenn Sie die eine oder andere Veranstaltung damit retten können. Sie sollten auch wissen, dass für Ersatzlösungen erfahrungsgemäß meist nur uneitle und unkompliziert denkende Menschen geeignet sind – nach dem Motto: „Dabei sein ist alles!“

2. Machen Sie das Beste daraus
Sie disponieren um und passen Ihre Veranstaltung an die geringere Gästezahl an, nach dem Motto: "Klein, aber fein."

3. Absage und Verlegung
Sie haben sich einfach zu viele unvorhergesehene Absagen eingehandelt, sagen die Veranstaltung ab und laden zu einem anderen Datum neu ein – nach dem Motto: "Aufgeschoben ist nicht aufgehoben." Bei kleineren Gästekreisen – beispielsweise bis zu 15 Personen – sollten Sie vor dem Versand der schriftlichen Einladungen eine telefonische Terminrundabfrage vornehmen. Sie sind dadurch zwar auch nicht gegen Überraschungen gefeit, sorgen aber für eine solide Grundabsicherung des Veranstaltungstermins.

Achtung! 40 % sagen ab
Rechnen Sie bei beruflichen Großveranstaltungen damit, dass von 100 Eingeladenen etwa 40 absagen oder trotz Zusage nicht erscheinen. Kalkulieren Sie dies in Ihre Planungen mit ein, um Enttäuschungen zu vermeiden.

Anreise: Geben Sie eine präzise Wegbeschreibung

Wer sich jemals im Gewirr von Autobahnkreuzen, Einbahnstraßen oder Feld- und Wiesenwegen verirrt hat, kennt die Tücken der Anreise zum unbekannten Veranstaltungsort. Ersparen Sie Ihren Gästen solche unfreiwilligen Pfadfinderprüfungen!

Fügen Sie Ihren Einladungen Anreiseskizzen bei, und informieren Sie Ihre Gäste auch darüber, wie sie mit öffentlichen Verkehrsmitteln den Weg zu Ihnen finden. Achten Sie darauf, dass die Fahrtskizze nicht mikroskopisch winzig ausfällt, sondern gut lesbar und selbst erklärend ist.

Schlechte Kopien von Stadtplänen und Landkarten verderben die Laune Ihrer Gäste, noch bevor die Veranstaltung beginnt. Genaue Straßen- und Satellitenansichten finden Sie auch im Internet, zum Beispiel hier.

Antwortvordrucke: Bequem – schnell – praktisch

Ob es sich um ein Firmenjubiläum oder um eine Hochzeit handelt: Am bequemsten für die Eingeladenen und übersichtlich für die Gastgebenden sind Antwortvordrucke. Sie sind rasch ausgefüllt und zurückgeschickt:

  • Antwortkarte
  • Fax-Antwortblatt

Dafür sind weder Zeit raubende persönliche Telefongespräche noch aufwendige Brieftexte erforderlich.

Diese Angaben gehören auf den Antwortvordruck

  • exakte Absenderangaben (in Druckbuchstaben Name, Vorname, Straße, Ort; telefonische Erreichbarkeit)
  • präzise Empfängerangaben (Name, Vorname, ggf. Unternehmen/Behörde, telefonische Erreichbarkeit)
  • Antwortfrist
  • Datum/Uhrzeit und Art der Veranstaltung (z. B. Empfang, Essen, Meeting)
  • Ankreuz-Kästchen: 1. Ich nehme teil. 2. Ich nehme nicht teil.
  • ggf.: Ich benötige ein Hotelzimmer/eine Liste mit Übernachtungsmöglichkeiten.
  • ggf. Name der Begleitung

So gestalten Sie die Zu-/Absagenseite der Antwortkarte:

Antwortkarte

Um Antwort wird bis zum XX.XX.XXXX per Post oder per Fax gebeten.
Fax-Nr.: (01234) 556677

Name: ______________________________________

 [  ] Ich komme allein.
 [  ] Ich komme mit ___ weiteren Personen.
________________________________
________________________________
________________________________

 [  ] Ich benötige eine Liste mit Übernachtungsmöglichkeiten.

 [  ] Ich kann leider nicht teilnehmen.


Der große Knigge-Tipp:
Eine laufende Nummer erleichtert die Zuordnung
Setzen Sie bei größeren Veranstaltungen eine laufende Nummer auf den Antwortvordruck. Bei unleserlichen Absenderangaben können Sie den Absender anhand der durchnummerierten Einladungsliste dennoch identifizieren.

Der große Knigge-Zusatz-Tipp:
Kürzel "u. A. w. g." noch zeitgemäß?
Sehr häufig wird in Einladungen die Abkürzung „u. A. w. g. bis …“ (um Antwort wird gebeten) verwendet. Abkürzungen sind grundsätzlich bequem und sparen Platz. Aber: Können sie auch von allen entschlüsselt werden? Wir empfehlen: Verwenden Sie möglichst keine Abkürzungen in Ihrem Einladungstext.

Verwenden Sie statt eines Kürzels besser ausformulierte Wünsche:

  • "Bitte lassen Sie mich bis zum __.__.____ wissen, ob Sie kommen können."
  • "Eure Antwort erwarte ich bis zum __.__.____."
  • "Bitte benutzen Sie die Antwortkarte, und informieren Sie uns über Ihre Zu- oder Absage bis zum __.__.____."

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Karrierefaktor gute Umgangsformen und stilsicheres Auftreten – wie sieht es da bei Ihnen aus?

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Dass Sie mit Feingefühl und souveränem Auftreten Sympathiepunkte sammeln, wissen Sie natürlich. Aber – wüssten Sie auch,
  • ob Sie grüßen sollten, wenn Sie Ihre Chefin/Ihren Chef auf der Toilette treffen?
  • wie Sie stilvoll reagieren, wenn Ihnen im Meeting ein peinlicher Versprecher unterläuft?
  • bei welchen Veranstaltungen von Ihnen pünktliches Erscheinen erwartet wird – und wann es stilvoller ist, lieber ein wenig zu spät zu kommen?
Wenn Sie diese Etikette-Fallen kennen, haben Sie vielen Kollegen etwas voraus: Man wird Sie nicht nur für sympathisch, sondern für KARRIERE-TAUGLICH halten ... und Sie haben Job-Chancen, die anderen für immer verschlossen bleiben. Einfach nur, weil Sie sich sicher in Gesellschaft und Job bewegen.

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Beendigung der Veranstaltung/Verabschiedungen:
Der letzte Eindruck bleibt


Man soll aufhören, wenn’s am schönsten ist – nicht alle Gäste verhalten sich nach diesem Motto. Viele meinen, höflich zu sein, indem sie Ihnen durch langes Ausharren signalisieren, sie fühlten sich pudelwohl auf Ihrer Veranstaltung. Greifen Sie zu folgenden "Eskalations-Schritten", um Ihre Gäste stilvoll, aber mit sanftem Nachdruck an das Ende der Veranstaltung zu erinnern.

1. Schritt: Schluss einleiten
Geschulte Gäste wissen: Eine halbe Stunde, nachdem der Kaffee serviert wurde, ist der Aufbruch angesagt. Wenn diese Zeit aber ohne Reaktion verstreicht, beginnen Sie mit ersten dezenten Andeutungen wie:

  • "Was haben Sie morgen vor?"
  • "Darf ich Ihnen noch ein letztes Getränk anbieten?"
  • "Bevor wir uns trennen, noch eine Frage: Haben Sie sich schon in unser Gästebuch eingetragen?"

2. Schritt: Schlussworte sprechen
Bleiben solche Hinweise ohne Wirkung, schreiten Sie zu einer förmlichen Maßnahme: Sprechen Sie von einer für alle gut sicht- und hörbaren Position aus Ihre Schlussworte: "Liebe Freunde, liebe Gäste …" Resümieren Sie die schönen Momente der Veranstaltung, verbunden mit Ihrem Dank: „Die großzügigen Präsente, Ihre gute Stimmung, die lebhaften Gespräche, das alles hat mich sehr gefreut.“

Schauen Sie strahlend in die Runde. Stehen Sie auf, wenn Sie noch sitzen sollten. Ihre Gäste sehen nun, dass sie es Ihnen gleichtun sollen.

3. Schritt: Mäntel reichen
Gibt es dann immer noch Gäste, die keine Anstalten machen, sich zu verabschieden, wählen Sie eine unmissverständliche und bewährte Geste: "Darf ich Ihnen die Mäntel reichen?" Geleiten Sie die Gäste erst zur Garderobe und dann zur Tür.

Dank und Feedback an alle Helfer
Vergessen Sie nicht, nach dem Auszug aller Gäste dem Funktionspersonal (Köche, Servierkräfte u. a.), das Sie bei der Durchführung der Veranstaltung unterstützt hat, Ihren Dank auszusprechen.

Einladung: Die Visitenkarte und der Werbebrief für Ihre Veranstaltung

Die Einladung ist nicht nur eine Visitenkarte, sie soll das Interesse des Eingeladenen wecken und ihn zur Teilnahme bewegen. Gehen Sie daher sorgfältig vor, denn Fehler lassen sich hierbei kaum mehr korrigieren.

Einladungsverfahren in 3 Schritten

Planen Sie rechtzeitig vor der Veranstaltung 3 Schritte des Einladungsverfahrens ein:

  1. Schritt: Zusammenstellung der Einladungsliste
  2. Schritt: textliche und grafische Gestaltung der Einladung sowie der dazugehörigen Anlagen (Antwortkarte, Fahrtskizze u. a.)
  3. Schritt: Festlegung der Vorlaufzeit für den Versand der Einladungen

Bestandteile der Einladung: Checkliste
Haben Sie Ihre Einladungsliste zusammengestellt, geht es an die Gestaltung der Einladung. Achten Sie auf folgende formelle für den Eingeladenen wichtige Bestandteile einer schriftlichen Einladung:

  • Name des/der Einladenden
  • Aussprechen der Einladung ("… lädt Sie herzlich ein.")
  • Anrede und Name/n des/der Eingeladenen.

Bei Einladungskarten, in die der Name des Eingeladenen eingesetzt wird, gilt folgende Reihenfolge: Herr/Frau – Titel/ Funktion – akad. Grad – Vorname/Zuname. Beispiel: Frau Staatssekretärin Dr. Ute Berger.

  • Wird der Adressat allein eingeladen oder sind Begleitpersonen erwünscht?
  • Anlass der Einladung bzw. Art der Veranstaltung
  • Ist Bewirtung vorgesehen (mit den entsprechenden Angaben)?
  • Datum und Uhrzeit der Veranstaltung (ggf. Dauer)
  • Veranstaltungsort
  • Bekleidungsvermerk/Dresscode
  • Antwortfrist
  • Anlagen, ggf.: Antwortkarte oder Fax-Antwort, Platzierungskarte, Lageplan, Fahrtskizze

Dresscode: Klare Ansage für die Dame und den Herrn
Oft sind die Gäste unschlüssig, welche Kleidung angemessen ist. Ein Bekleidungsvermerk (z. B. "dunkler Anzug") schafft Abhilfe. Vermeiden Sie unbedingt missverständliche Formulierungen wie "festliche Kleidung" oder "elegante Abendgarderobe" – sie werden von jedem Gast anders ausgelegt.

Der große Knigge-Tipp: Mehr zum Thema Dresscode finden Sie in diesem Beitrag: So interpretieren Sie Bekleidungsangaben richtig – vom "Black tie" bis zum "Come as you are"

Einladungsform: Anlass ist entscheidend
Einladungen in der beruflichen Alltagsroutine, z. B. abteilungsinterne Arbeits-Meetings oder ein Jour fixe – oft mit gleichbleibender Teilnehmerschaft – dürfen auch per E-Mail verschickt werden. Im Privaten gilt Ähnliches: Spontane alltägliche Einladungen, z. B. zum gemeinsamen Kochen oder Kartenspielen, können Sie per E-Mail versenden.

Gastgeschenke: Nicht nur für den Gastgeber

Gastgeschenke sind keine einseitige Angelegenheit. Nicht nur Gäste beschenken den Gastgeber, sondern Sie können auch als Gastgeber Ihre Gäste mit Präsenten überraschen.

Achten Sie darauf, dass Ihr Geschenk

  • nicht protzig wirkt,
  • kein Standard-Werbegeschenk mit Firmen-Logo ist,
  • idealerweise einen regionalen Bezug zum Veranstaltungsort oder -Bundesland aufweist,
  • von Umfang und Beschaffenheit her immer noch in das Gepäck eines Flugreisenden passt,
  • nicht zu wertvoll ist und die Regeln der Vorteilsannahme nicht verletzt.

Wo überreichen Sie Ihr Geschenk?
Bei geschäftlichen Veranstaltungen können Sie das Gastgeschenk zum Beispiel neben der Tagungsmappe jedes Teilnehmers auf dem Konferenztisch platzieren. Bei privaten Veranstaltungen bietet es sich an, es ins Hotelzimmer legen zu lassen  oder beim gemeinsamen Essen persönlich zu überreichen.

Präsente nicht nur für die Chefs!
Vergessen Sie beim Schenken nicht das Begleitpersonal wie Fahrer, Sicherheitsbegleiter, persönliche Assistenten. Es gibt vielerlei nette und preiswerte Aufmerksamkeiten, mit denen Sie auch diesem Personenkreis eine kleine Freude bereiten können. Das Motto auch hier: Auf die Geste kommt es an – des anderen gedacht zu haben.

Getränke: Sorgen Sie für willkommene Erfrischungen

Während der Veranstaltung (Meeting, Tagung, Seminar) sollten Sie zumindest kalte Getränke anbieten. Es hängt von Ihrem Budget ab, ob Sie Alkoholfreies aller Art, also auch Kaffee und Tee sowie Säfte, oder „nur“ Mineralwasser bereitstellen.

Achten Sie darauf, dass die Getränke – vor allem im Sommer – gekühlt sind. Ebenso darauf, dass die Pausen dazu benutzt werden, die warm gewordenen Flaschen durch gekühlte zu ersetzen.

So vermeiden Sie Ärger
Sprechen Sie mit der Gastronomie ab, welche Getränke Sie übernehmen und welche Sonderwünsche die Teilnehmenden persönlich zu bezahlen haben. Informieren Sie auch Ihre Gäste. Etwa so: "Die nichtalkoholischen Getränke gehen aufs Haus." Oder: "Wir laden Sie zu Kaffee, Tee und Kuchen ein."

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Mit perfekten Umgangsformen halten Sie Ihr Business-Netzwerk stabil

Moderne geschäftliche Umgangsformen haben nichts mit der Frage zu tun, ob man zu anderen Menschen höflich ist oder nicht. Das ist eine Selbstverständlichkeit.

Moderne Umgangsformen heute heißt: Sie wissen, in welcher Reihenfolge Sie Gäste unterschiedlicher Herkunft und Nationen stilvoll begrüßen. Wie Sie mit eigenen Fehlern souverän umgehen und Chancen statt Niederlagen daraus machen. Welche Kleidung zu welchem Anlass angemessen ist. Wie Sie mit unterschiedlichen Mitarbeitertypen kommunizieren.

Das Wissen um korrektes Verhalten im Umgang mit Kollegen, Vorgesetzten und nationalen wie internationalen Geschäftspartnern ist ein echter Geschäfts- und Karrierefaktor:

Berufliche Karrieren werden häufig nicht allein von persönlichen Fähigkeiten, sondern auch von sozialer Kompetenz, Stil und Ausstrahlung bestimmt. „Der große Knigge” liefert Ihnen das Wissen und Know-how dazu. Schlüsselfertig. Monat für Monat komprimiert und auf den Punkt gebracht Insider-Informationen aus 20 Jahren persönlichen Erfahrung rund um moderne geschäftliche Umgangsformen, Kommunikation, internationale Etikette und Karriere-Knigge.

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Pannen: So gehen Sie souverän mit Störungen um

Menschen und nicht Roboter organisieren Veranstaltungen – deshalb ist es trotz sorgfältiger Planung nicht ausgeschlossen, dass Pannen vorkommen. Wenn Ihnen eine Panne passiert ist, wie groß oder wie klein sie auch sein mag, dann stehen Sie dazu. Entschuldigen Sie sich angemessen bei der, dem oder den Betroffenen.

Machen Sie aber bitte keinen großen Aufwand um eine relativ geringfügige Panne. Schenken Sie ihr nicht mehr Beachtung, als erforderlich ist, um sie zu beheben. Lernen Sie aus Ihren Fehlern, und vermeiden Sie eine Wiederholung. Dann wird Ihnen ein Missgeschick nicht dauerhaft übel genommen.

Veranstaltungsort richtig auswählen: Störquellen vorher aufspüren
Vor Störungen von außen können Sie sich durch sorgfältige Auswahl des Veranstaltungsorts weitgehend schützen. Überlegen Sie, was für Ihre Veranstaltung wichtig ist: Achten Sie zum Beispiel darauf, dass kein Straßen- oder sonstiger Lärm in den Raum dringt und es keine störenden Gerüche (Küche, Hotelwäscherei) gibt. Die Klima-Anlage sollte funktionstüchtig sein, und die Fenster sollten geöffnet werden können. Überzeugen Sie sich davon, dass Sie den Raum verdunkeln können, falls die Sonne zu grell hineinscheint.

Kurzfristige Ausfälle: Ehrliche Information
Kompliziert wird es für Sie als Veranstaltungsleiter, wenn Sie mit kurzfristigen Absagen oder Erkrankungen von Referenten oder Moderatoren konfrontiert werden. Da hilft nur eines: Ehrlichkeit. Informieren Sie die Teilnehmenden umgehend über die Situation, und beraten Sie gemeinsam über Abbruch, Vertagung oder Fortsetzung der Veranstaltung. Bleiben Ihnen noch einige Tage bis zum Veranstaltungsbeginn, versuchen Sie, Ersatz zu finden. Vielleicht kann der ausgefallene Künstler, Moderator, DJ oder Referent Ihnen eine Vertretung empfehlen.

Pausen: Bei beruflichen Veranstaltungen ein Muss

Bei längeren beruflichen Veranstaltungen müssen Sie Unterbrechungen einplanen, um den Teilnehmenden Erholung und Erfrischung zu gewähren. Die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden ist nach spätestens 2 Stunden auf dem absoluten Tiefstand. Auch Vortragende und Raucher sind für regelmäßige Unterbrechungen dankbar.

Mindestversorgung
Eine Kaffeepause sollte zwischen 15 und 30 Minuten dauern. Dabei gehören Kaffee, Tee und Gebäck zur Mindestversorgung. Ob Sie zusätzlich frisches Obst oder Jogurt reichen, hängt von Ihrem Budget ab. Achten Sie in jedem Fall auf Qualität. Bieten Sie beispielsweise keine billigen Plätzchen an.

Wichtig: Sprechen Sie vor Veranstaltungsbeginn mit dem Hotel oder Ihrer Kantine die Zeiten für die Kaffee- und Mittagspausen noch einmal durch. Das hilft, Missverständnisse hinsichtlich des Beginns und der Ausstattung zu vermeiden.

Hetzen Sie die Gruppe in der Mittagspause nicht unnötig. Denn gerade dann nutzen viele die Gelegenheit zum Gedankenaustausch. Setzen Sie deshalb die Mittagspause mit mindestens einer Stunde, aber nicht mehr als mit 1,5 Stunden an. Nutzen Sie die Pause auch dazu, die Tagungsgetränke aufzufüllen beziehungsweise vom Hotelpersonal auffüllen zu lassen, saubere Gläser hinzustellen und den Raum zu lüften.

Terminwahl: Denken Sie auch an die Terminplanungen Ihrer Gäste

So manche Veranstaltung wurde aufgrund unbedachter oder ungeschickter Wahl des Veranstaltungsdatums zum Reinfall. Der sorgfältige Gegen-Check mit parallelen oder konkurrierenden Terminen ist unverzichtbare Pflicht bei jeder Terminplanung. Behalten Sie konkurrierende Termine im Auge.

Achten Sie auf

  • Messen und Ausstellungen,
  • nationale und internationale Sport- und Kulturveranstaltungen (EM, WM u. Ä.),
  • internationale Konferenzen, Tagungen, Kongresse u. Ä.
  • Ferientermine/Urlaubsplanungen,
  • Feiertage, Gedenktage, Festtage,
  • "Brückentage" zwischen Feiertagen, die oft zu Kurzferien genutzt werden.

Für die Anfangszeiten von Besprechungen und Meetings mit Teilnehmenden aus derselben Stadt sollten Sie die Straßenverkehrslage zu den Hauptverkehrszeiten berücksichtigen. Der Freitagnachmittag beispielsweise ist bekanntermaßen verkehrsträchtig und daher risikoreich.

Stimmen Sie Ihre Anfangszeiten auf die Bedürfnisse Ihrer Gäste ab. Wenn viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer eine mehrstündige Anreise haben, bietet es sich an, dass Sie erst am späten Vormittag beginnen. Starten Sie ggf. rechtzeitig eine Terminvorabfrage bei den Gästen, um ein passendes Datum und eine geeignete Anfangszeit zu finden.

Unterhaltungsprogramm/Rahmenprogramm:
So vermeiden Sie Langeweile

Der Erfolg von Veranstaltungen wie Meetings, Tagungen und Seminaren wird entscheidend von der Stimmung der Teilnehmenden beeinflusst. Fühlen sich alle wohl, trägt das erheblich zur positiven Gesamtbewertung Ihrer Veranstaltung bei.

Planen Sie daher vor allem bei mehrtägigen Veranstaltungen ein Rahmenprogramm mit Anregungen zur allgemeinen Unterhaltung ein. Ob und welches Rahmenprogramm Sie bieten, hängt maßgeblich vom Veranstaltungsort und Ihrem Budget ab. Auf jeden Fall sollten Sie vermeiden, dass die Teilnehmenden gelangweilt auf ihren Zimmern hängen.

Geben Sie Tipps und Hilfestellung
Findet Ihre Veranstaltung in einer Stadt mit einem großen kulturellen Angebot und zahlreichen Kneipen und Restaurants statt, können Sie auf ein gesondertes Rahmenprogramm verzichten. Geben Sie aber trotzdem Tipps und Hilfestellungen zur Gestaltung des Abends. Bieten Sie als besonderen Service an, dass Sie (oder das Tagungssekretariat) sich beispielsweise um die Organisation von Theaterkarten oder Tischreservierungen kümmern werden.

Wann das Rahmenprogramm ein Muss ist
Findet die Veranstaltung an einem etwas abgelegenen Ort statt? Sind die Möglichkeiten zur Freizeitgestaltung eher als bescheiden zu bezeichnen? Dann ist es ein Muss, den Teilnehmenden am Abend etwas zu bieten. Denkbar ist ein gemeinsames Abendessen, der Auftritt eines Künstlers zum Beispiel zwischen den Gängen, eine Stadtrundfahrt oder eine Bootstour. Wofür Sie sich entscheiden, hängt von Ihrer Zielgruppe und Ihrem Budget ab.

Link-Tipps:

Möchten Sie Künstler auftreten lassen? Unter folgenden Internet-Adressen finden Sie Künstlervermittlungsdienste oder Künstleragenturen. Über einige Kontaktadressen können Sie Künstler auch direkt ansprechen oder buchen.

Link-Tipps:

Veranstaltungsort: Berücksichtigen Sie diese Auswahlkriterien

Mit der Entscheidung über den Veranstaltungsort setzen Sie einen bewussten Akzent Ihres persönlichen Stils und Geschmacks.

Die Alternativen sind scheinbar zahlreich, werden jedoch oft schnell dezimiert durch die Kapazitätsgrenze. Dort, wo Veranstaltungsräume auf den ersten Blick wenig herzeigen, können mit den fantasiereichen Künsten der Floristen überraschende Verwandlungen erreicht werden.

Gute Voraussetzungen für die Ortswahl
Diese liegen vor, wenn

  • der Grundsatz erfüllt ist: Veranstaltung der kurzen Wege,
  • der verwandte Grundsatz erfüllt ist: Alles unter einemDach – Tagung, Mahlzeiten, Übernachtung,
  • Sie mit dem Veranstaltungsort bereits vertraut sind,
  • positive Referenzen ortskundiger Dritter existieren.

10-Punkte-Checkliste
Bieten sich Ihnen mehrere geeignete Alternativen für den Ort Ihrer Veranstaltung, filtern Sie die am besten für Sie geeignete mit folgendem Prüfkatalog heraus:

  • Kosten
  • Lage (Stadtmitte oder Stadtrand: Großstadtambiente oder dörfliche Abgeschiedenheit)
  • falls Hotel: Kategorie
  • gastronomisches Angebot
  • Verkehrsanbindung (Bahn, Flughafen, Autobahn)
  • Freizeiteinrichtungen, Entertainment (innerhalb und in der Umgebung der Veranstaltungsstätte)
  • Konferenz- und Tagungsräume (Anzahl, Größe, Qualität, Außenlärm, Licht, Klima, Raucherzone)
  • Konferenz- und Tagungstechnik
  • Kommunikation, Service (Präsenz, Freundlichkeit, Hilfsbereitschaft, Schnelligkeit)
  • Parkplatz

Internet-Recherche
Recherchieren Sie geeignete Veranstaltungsorte auch per Internet über folgende Vermittlungsdienste, die Sie nach Ortsauswahl auch bei der Hotelsuche unterstützen können:

Über einige dieser Adressen können Sie Veranstaltungsorte auch direkt buchen, wenn Sie sich über Ihre Wahl sicher sind.

Verpflegung/Bewirtung: Menü, Buffet oder Stehimbiss?
Als Gastgeber stehen Sie oft vor der Frage, wie Sie Ihre Gäste bewirten sollen:

  • Menü?
  • Buffet?
  • Fingerfood-Imbiss?

Welche Bewirtungsform ist für welchen Anlass angemessen?
Wenn Sie sich bei der Festlegung von Qualität und Quantität der Bewirtung nicht sicher sind, lassen Sie sich in den Details vom erfahrenen Bankettleiter oder Küchenchef beraten. Sie unterbreiten Ihnen fachgerechte Vorschläge für jede Form von Veranstaltung.

Folgende Checkliste aus dem großen Knigge erleichtert Ihnen die Entscheidung:

Checkliste Bewirtung

BewirtungsformWirkung, FolgenAnlass
Menü, gesetztes
Essen
  • sehr feierlich, sehr förmlich
  • hoher Komfort für alle Gäste
  • hohe Kosten
  • mindestens 3 Gänge
  • hoher Zeitaufwand
  • begrenzte Kommunikation über den ganzen Abend
  • Geschäftsbesuche
  • Preisverleihung
  • Ehrung mit Tischreden
  • Bälle
Menü-Buffet-Kombination
  • geordnet, übersichtlich, aber nicht steif
  • Durchmischung der Gäste
  • mäßige Regieführung durch die servierten Gänge
  • Konferenzen, Tagungen
  • Seminare
  • Workshops
klassisches, kaltwarmes Mehrgangsbuffet
  • günstig für Menschen mit Aversionen gegen bestimmte Speisen
  • geringerer Aufwand für den Gastgeber
  • relativ viel Eigenregie der Gäste
  • Brunch
  • Betriebsfeiern wie Jubiläen,  Eröffnungen
Stehimbiss- und Snackbuffet
  • für große Gästezahlen, beschränktes Budget und Platzangebot
  • sehr viel Eigenregie der Gäste, dadurch allerdings auch eine gewisse Unruhe
  • sehr gute Durchmischung der Gäste
  • Empfang
  • Garten-Party
  • Vernissage
  • Produktpräsentation


Verspätungen: So viel Pünktlichkeit dürfen Sie erwarten


Wir Deutsche gelten gemeinhin als Pünktlichkeitsfanatiker. Dennoch: Laut einer Studie, die im Auftrag des "Wall-Street-Journals" im Dezember 2006 durchgeführt wurde, ist absolute Pünktlichkeit nur für 18 % der Deutschen wichtig.

Mehr als die Hälfte toleriert Verspätungen bis zu einer Viertelstunde. Allerdings sind sich 8 %  einig: 15 Minuten sind die maximale Wartezeit bei privaten Verabredungen.

Willkommenheißen:
Als Gastgeber begrüßen Sie Ihre Gäste


"Herzlich willkommen, wir freuen uns, dass Sie unsere Gäste sind!" – dies ist ein passender Willkommensgruß für Ihre eintreffenden Gäste. Noch an der Eingangstür stellt sich für Sie die Frage der Reihenfolge der Begrüßung.

Kommen Freunde zu Besuch, ist alles einfach: Mit einem lockeren Hallo, Küsschen rechts und links und einer festen Umarmung läuft das Begrüßungsritual ohne formale Reihenfolge ab. Bei offiziellen Veranstaltungen und Begegnungen wird es förmlicher, und es wird auf eine korrekte Begrüßungsreihenfolge Wert gelegt.

Zusage/Bestätigung: Behalten Sie den Überblick

Bei größeren geschäftlichen Veranstaltungen bestätigen Sie Ihren Gästen mit einer schriftlicher Zusage- oder Anmeldebestätigung die Teilnahme. Der Eingeladene ist dadurch sicher, dass Sie seine Zusage/Anmeldung erhalten haben. Sie können mit dieser Bestätigung weitere Detailinformationen versenden:

  • vollständige Adresse des Veranstaltungsortes
  • vollständige Adresse der Unterkunft, falls abweichend
  • Lage und Ausstattung des Hotels, gegebenenfalls Bestätigung der Zimmerreservierung
  • Wegbeschreibung für die Anreise mit dem Auto aus allen Richtungen einschließlich der Parkmöglichkeiten
  • nächstgelegener Flughafen
  • Transfer vom Bahnhof/Flughafen zum Tagungsort, eventuell mit Angabe der Kosten
  • Angabe der Zugverbindung, der S-, U-, Straßenbahn-, Bus-Linien
  • Hinweis, ob das Mitbringen spezieller Kleidung oder Hilfsmittel, wie Taschenrechner, erforderlich ist Sport- und Freizeitmöglichkeiten vor Ort.

Zur Übermittlung solcher Informationen eignen sich auch Hotelprospekte und Broschüren von Verkehrsvereinen oder -ämtern der jeweiligen Stadt.

Für jede Veranstaltung, zu der Sie eingeladen haben, sollten Sie eine Zusagenliste mit folgenden Rubriken führen:

Zugangsliste
lfd. Nr.Teilnehmer/in (Name, Vorname)zugesagt am/perabgesagt am/perBestätigung übermittelt am
...............


Mit der Zusagenliste haben Sie einen schnellen Überblick über den aktuellen Stand der Zu- und Absagen.