Wie Sie mit einer aufrichtigen und selbstsicheren Entschuldigung die Wogen wieder glätten

Fehler zu machen ist menschlich, oft sind Tränen, Ärger, Wut, Machtkämpfe, weitere Missverständnisse und verletzende Worte die Folge. Lesen Sie in diesem Beitrag aus dem großen Knigge, was Sie tun können, wenn Sie einen Mitmenschen bewusst oder unbewusst verletzt und verärgert haben. Durch eine aufrichtige und selbstbewusste Entschuldigung schaffen Sie Missstimmungen aus der Welt und wirken dabei trotz allem selbstbewusst und stark.

Wenn Ihnen ein Fehler passiert: Kennen Sie Situationen wie diese?

Seit Wochen freut sich Ihre Partnerin auf den gemeinsamen Konzertbesuch. Endlich ist es so weit, doch Sie werden durch einen dringenden Geschäftstermin aufgehalten und kommen zu spät. Ihre Partnerin ist tief enttäuscht und stocksauer.

  • Ein Kunde stürmt aufgebracht zur Tür herein und knallt sein Mobiltelefon auf den Tisch: „Sehen Sie sich das an. Das habe ich erst gestern aus der Reparatur abgeholt und es ist schon wieder kaputt!“
  • Ihr Chef zitiert Sie ins Büro: „Sie sollten mir doch eine Auswertung der Vorjahresdaten erstellen. So weit ich das sehe, sind das hier die Daten von 2005.“
  • Vor lauter Terminen haben Sie das Mittagessen mit einem wichtigen Geschäftspartner vergessen …

Wie können Sie das wiedergutmachen?

Vorausgesetzt, Ihnen ist an einer guten Beziehung gelegen, kommen Sie um eine Entschuldigung wohl nicht herum. Sie stimmt den anderen versöhnlich und macht den Weg für ein harmonisches Miteinander wieder frei.

Nur: Manchmal ist das gar nicht so einfach. Zum einen, weil es vielen Menschen schwerfällt, sich überhaupt zu entschuldigen; zum anderen, weil nicht jede Entschuldigung so ankommt, wie wir uns das wünschen.

Warum es mitunter schwerfällt, sich zu entschuldigen

Eine Entschuldigung fällt nicht immer leicht. Das liegt auch daran, dass in „Entschuldigung“ das Wort „Schuld“ enthalten ist. Und die nimmt nun einmal niemand gern auf sich, erst recht nicht, wenn er sie nicht erkennen kann oder wenn andere an der Sache auch nicht ganz unbeteiligt waren.

Geradestehen für die Fehler anderer

So mag es dem Mitarbeiter hinter der Ladentheke schwerfallen, sich für einen Fehler zu entschuldigen, den nicht er, sondern die Werkstatt zu verantworten hat. Und auch der beruflich eingespannte Partner hat vielleicht seine Schwierigkeiten, denn er fragt sich womöglich, für wen er sich eigentlich abstrampelt, wenn nicht für seine Partnerin, die jetzt nichts Besseres zu tun hat, als ihm eben dies zum Vorwurf zu machen.

Außerdem sehen hierzulande viele Menschen in einer Entschuldigung ein Eingeständnis von Schwäche, die sich in einer von Erfolgsdruck geprägten Welt niemand mehr leisten mag.

Ist die Entschuldigung ein Zeichen von Schwäche?

Es scheint, als gebe es beim Entschuldigen ein Gefälle: Der Dienstleister muss sich beim Kunden entschuldigen, der Mitarbeiter beim Chef, die Kinder bei den Eltern. Eine Bitte um Entschuldigung ist in der Regel das Eingeständnis, einen Fehler gemacht zu haben.

Das wiederum empfinden viele Menschen als Schande, als Gesichtsverlust oder als ein Zeichen von Schwäche. Bereits Kinder lernen, Fehler zu vertuschen und die Schuld von sich zu weisen. Und auch viele Erwachsene möchten ein „Hochglanz-Image“ frei von jedem Fehler und Makel haben. Sie zeigen sich „cool“, selbst wenn sie andere Menschen verletzt haben.

Kein Wunder also, dass es heute mancher nicht einmal dann für nötig hält, sich zu entschuldigen, wenn er einem anderen auf den Fuß getreten ist.

Der große Knigge-Extra-Wissen: Blick über die Landesgrenzen

Andernorts tut man sich nicht so schwer. In Großbritannien zum Beispiel geht ein „Sorry“ (Entschuldigung) leichter von den Lippen. Es gehört zum guten Sprachstil, sein Bedauern zu zeigen und sich für Unannehmlichkeiten oder Fehler offen zu entschuldigen:

  • „I am afraid that …“
  • „I apologize for …“
  • „Sorry for … / I’m so dreadfully sorry …“
  • „I regret that …“

Das gehört weitaus mehr als in Deutschland zum höflichen Umgangston und spricht für gute Manieren und Erziehung.

 

Ein Zeichen von Höflichkeit

Warum halten wir es nicht genauso? Schließlich gehört das Wort „Entschuldigung“ auch im Deutschen seit jeher neben „bitte“ und „danke“ zur höflichen Sprache. Und es ist keinesfalls ein Zeichen von Schwäche, zu seinen Fehlern zu stehen – im Gegenteil: Es zeugt von innerer Stärke.

Vor allem aber ist ein harmonisches Miteinander nur möglich, wenn der eine auf den anderen zugehen kann. Ohne die Bereitschaft, sich gegebenenfalls auch einmal zu entschuldigen, ist dies kaum zu erreichen.

Wann eine Entschuldigung angebracht ist

Grundsätzlich gibt es 2 Arten von Entschuldigungen:

1. die Bitte um Entschuldigung im engeren Sinn, bei der es darum geht, ein gestörtes Verhältnis wieder in Ordnung zu bringen, und
2. die Höflichkeitsäußerung „Entschuldigung“, die einfach nur freundlich sein soll, aber keinen tieferen Sinn hat.

Eine Entschuldigung im engeren Sinne ist dann angebracht, wenn Sie einen anderen Menschen verletzt oder gekränkt haben oder ihm auf irgendeine Weise Unannehmlichkeiten oder Schaden bereitet haben. Ob Sie dies bewusst oder unbewusst getan haben, spielt keine Rolle.

Im Beruf: Entschuldigen im Namen der Firma

Im Beruflichen gilt das auch, wenn nicht Sie selbst, sondern ein anderer Mitarbeiter des Unternehmens Verursacher der Verstimmung war. Nehmen Sie die Schuldzuweisung nicht persönlich, sondern entschuldigen Sie sich im Namen der Firma. Denn Kunden und Geschäftspartner erwarten, dass Sie auch Verantwortung für die Fehler Ihrer Kollegen oder – im Verkauf – für Fehler des Herstellers übernehmen. Sie sind hier nun einmal der direkte Ansprechpartner und manchmal auch der Blitzableiter.

Die Höflichkeitsfloskel „Entschuldigung“ ist in letzter Zeit zwar etwas in die Kritik gekommen, weil sie angeblich wenig selbstbewusst wirkt. Viele Menschen empfinden sie aber nach wie vor als freundlich und rücksichtsvoll.

Was spricht gegen ein „Entschuldigen Sie, dass ich störe“, wenn Sie augenscheinlich ungelegen kommen? Was gegen ein „Entschuldigen Sie, können Sie mir sagen, wie spät es ist?“? – Ich meine, damit vergeben Sie sich nichts.

Worauf es beim Entschuldigen ankommt

Natürlich ist die Angst, durch eine Entschuldigung Schwäche zu zeigen, nicht ganz unberechtigt. Wer sich ständig und immer für alles und jedes entschuldigt, der wirkt wirklich nicht sonderlich selbstbewusst.

Manche Menschen vermitteln mit ihrer Art tatsächlich den Eindruck, dass sie sich am liebsten schon für ihre bloße Existenz entschuldigen würden. Das aber muss nicht sein.

Die Kunst besteht vielmehr darin,

  • dem anderen höflich und rücksichtsvoll entgegenzukommen,
  • Verständnis und Bedauern auszudrücken,
  • Versöhnungsbereitschaft zu signalisieren und
  • dabei trotzdem selbstbewusst und souverän zu wirken.

Wie Sie erreichen, dass der andere Ihre Entschuldigung annehmen kann

Eine Entschuldigung hat vor allem den Zweck, das gute Verhältnis zum anderen wiederherzustellen. Das gilt natürlich nur für die Entschuldigung im engeren Sinn, denn bei der Höflichkeitsformulierung war dieses gute Verhältnis in aller Regel nie gefährdet.

Leider kommt aber nicht jede Entschuldigung beim Gegenüber wirklich an. Woran liegt das?

Überlegen Sie selbst: Was ist Ihnen bei einer Entschuldigung wichtig?

Denken Sie dazu an eine Situation, in der Sie von jemandem eine Entschuldigung erwartet haben, oder versetzen Sie sich einfach in eine der Eingangssituationen. Was würden Sie brauchen, um Ärger, Wut und Enttäuschung abzubauen und dem anderen wieder positiv begegnen zu können?

Fast alle Menschen reagieren in solchen Situationen gleich. Man wünscht sich, dass der andere um Verzeihung bittet, statt eine Ausrede nach der anderen aufzutischen oder zum Gegenangriff überzugehen.

Man wünscht sich

  • ein offenes Fehlereingeständnis,
  • Verständnis und Bedauern,
  • eine Lösung des Problems bzw. zumindest Lösungsbereitschaft,
  • eine Besserung für die Zukunft bzw. zumindest Lernbereitschaft,
  • je nach Schwere des Vorfalls bzw. Situation eventuell eine kleine Entschädigung, ein handfestes Zeichen der Wiedergutmachung.

Kurz: Sie wollen sehen und glauben können, dass der andere Sie ernst nimmt und es ernst meint. Und genau das sollten auch Sie einem Menschen, den Sie verärgert, verletzt oder gekränkt haben, vermitteln, wenn Sie sich mit ihm versöhnen wollen.

Stehen Sie zu Ihren Fehlern

Sehr, sehr wichtig ist, dass Sie zu Ihren Fehlern stehen – natürlich nur dann, wenn Sie auch tatsächlich einen Fehler gemacht haben.

Fehler sind zwar menschlich, aber zumindest dort, wo sie anderen schaden oder Unannehmlichkeiten bereiten, dürfen sie dem Verursacher trotzdem Leid tun. Das zugeben zu können erfordert Mut und zeugt von innerer Größe.

Keine Frage der Hierarchie

Dies gilt übrigens noch mehr, wenn Sie sich in der stärkeren Position befinden:

Vorbild: Eltern und Großeltern

Eltern tun gut daran, sich bei ihren Kindern zu entschuldigen, wenn sie etwas falsch gemacht oder sich im Ton vergriffen haben. Denken Sie hier auch an Ihre Vorbildfunktion.

Vorbild: Führungskräfte und Vorgesetzte

Und als Vorgesetzter sollten Sie sich ebenso für eine Entschuldigung bei einem Mitarbeiter, dem Sie Unrecht getan haben, nicht zu schade sein. Ihrer Autorität wird das nichts anhaben – im Gegenteil: Gerade in solchen Situationen beweist sich Ihre Führungsqualität.

An einen Chef, der eigene Fehler eingestehen kann, wenden sich die Mitarbeiter auch, wenn sie selbst Probleme haben oder etwas falsch gemacht haben. Bei einem unnahbaren Chef, der nie Schwächen zeigt, hält man sich dagegen normalerweise eher zurück.

 

Sie sind absolut kostenlos – und bringen Ihnen so viel Gewinn: Gute Umgangsformen!

Anderen entgegenzukommen, ihre unausgesprochenen Erwartungen zu erahnen und auch in schwierigen Situationen lächelnd souverän bleiben: Diese Dinge kosten nichts. Sie sind nirgendwo zu kaufen.

Aber Sie gewinnen Ihr Gegenüber und Ihre Umgebung mit diesen einfachen, kleinen Gesten im Handumdrehen für sich. Sammeln Sympathiepunkte, bevor Sie noch Ihr wichtiges Anliegen vorgetragen haben. Erreichen Ihre Ziele, ohne darum kämpfen zu müssen. Einfach, weil Sie es verstehen, anderen das Leben ein bisschen angenehmer zu machen. Und deshalb gibt es absolut keinen Grund, diese Basis aller guten Umgangsformen zu ignorieren.

Ohne Wenn und Aber

Kennen Sie das: „Entschuldigung, aaaber …“?

Ein solches „Aber“ macht die ganze Entschuldigung zunichte: Im ersten Halbsatz geben Sie einen Fehler zu, im zweiten wälzen Sie die Verantwortung wieder ab.

Natürlich ist eine Erklärung, warum etwas schiefgelaufen oder falsch angekommen ist, wichtig: für Sie deshalb, weil Sie sich damit tatsächlich entlasten können; für den anderen, weil er Sie dann besser verstehen kann. Das „Aber“ jedoch sollten Sie tunlichst weglassen.

 „Entschuldigung, aber ich habe zurzeit so viel um die Ohren, da kann ich einfach nicht an alles denken.“
 
 
 
 
Entschuldigung! Ich habe zurzeit so viel um die Ohren. Ich hab’s total vergessen.“

Besonders gefährlich sind Aber-Sätze, die dem anderen eine Mitschuld zuweisen:

„Entschuldigung, aber du bist auch nicht immer pünktlich.“

 

 

„Entschuldigung, aber hätten Sie mir nicht auch konkretere Anweisungen geben können?“

In Wirklichkeit handelt es sich hierbei nicht um eine Entschuldigung, sondern um einen mehr oder weniger offenen Gegenangriff, der den Konflikt eher verschärft, als aus der Welt schafft.

Entweder Sie wollen einen Fehler zugeben und übernehmen die Verantwortung dafür. Oder aber Sie wollen es nicht. Dann lassen Sie das „Entschuldigung“ besser weg.

Wann Sie die Schuldfrage außen vor lassen sollten 

Tatsächlich gibt es in der Praxis viele Situationen, in denen der andere eine Entschuldigung erwartet, Sie selbst sich aber im Recht fühlen. Sie sind sich keiner Schuld bewusst. Zumindest ist die Gegenseite auch nicht ganz unschuldig. Oder aber es handelt sich schlichtweg um ein Missverständnis, an dem eigentlich niemand Schuld hat. Hier befinden Sie sich in einem Dilemma:

  • Grundsätzlich sollten Sie keinen Fehler zugeben, den Sie nicht gemacht haben. Denn damit begeben Sie sich automatisch in eine Verliererposition.
  • Andererseits: Ist Ihnen an einer guten Beziehung gelegen, ist es wichtig, einzulenken und auf den anderen zuzugehen.

Eine gute Methode, mit diesen Fällen umzugehen: Lassen Sie die Schuldfrage ganz außen vor. Zeigen Sie stattdessen einfach nur Verständnis und Bedauern, ohne die persönliche Verantwortung für die Verstimmung Ihres Gegenübers zu übernehmen. Sprachlich ersetzen Sie dazu das Wort „Entschuldigung“ durch neutrale Formulierungen, z. B.:

 Es tut mir leid, dass Sie Unannehmlichkeiten hatten.“

Ich verstehe Ihren Ärger.“

 „Ich kann deine Enttäuschung gut nachfühlen.“

 

Für den anderen sind dieses Verständnis und die Tatsache, dass er von Ihnen ernst genommen wird, in der Regel viel wichtiger als ein Schuldeingeständnis.

Mit anderen Worten: Das Wort „Entschuldigung“ ist zunächst einmal entbehrlich. Umgekehrt gilt das nicht. Ein leicht dahingesagtes „Entschuldigung“ ohne Empathie und ohne jegliches Mitgefühl wirkt nicht versöhnlich, sondern oberflächlich und unglaubwürdig.

Zu wenig: „Entschuldigung.“
Angemessen: „Entschuldigung. Es tut mir leid, dass ich dir wehgetan habe.“
 
 
 
 
 

Dürfen Sie einen Vorwurf zurückweisen?

Manchmal ist es Ihnen vielleicht zu wenig, die Schuldfrage ruhen zu lassen. Sie wünschen vielmehr eine Klarstellung, dass Ihrerseits kein Fehler vorliegt.

Beispiel aus dem großen Knigge: Ihr Geschäftspartner ruft Sie verärgert an, weil Sie einen Termin angeblich nicht eingehalten haben. In Wirklichkeit hat er den Termin selbst verwechselt. Das haben Sie sogar schriftlich.

In diesem Fall wäre es natürlich dumm, den Fehler auf sich zu nehmen oder auch nur ungeklärt zu lassen, denn das würde ein schlechtes Licht auf Sie werfen. Sie klären die Sache diplomatisch, indem Sie zunächst Bedauern zeigen und anschließend den Fehler sachlich und ohne Vorwurf klarstellen:

„Also, Herr Meier, ich kann beim besten Willen nichts dafür, wenn Sie das heutige Datum nicht kennen. Wir treffen uns morgen um 12 Uhr, alles klar?“

 

 

„Es tut mir leid, dass ein Missverständnis vorliegt. Wir hatten doch schriftlich morgen Mittag vereinbart. Bleibt es dabei oder wollen wir einen neuen Termin ausmachen?“

 

 

Lassen Sie Taten folgen 

Ein „Entschuldigung“ oder ein „Tut mir leid“ sind leicht gesagt, aber leider gar nichts wert, wenn keine Konsequenzen folgen – im Gegenteil: Der andere fühlt sich dann abgespeist und ist in der Regel erst recht verärgert. Dass es Ihnen ernst ist, erkennt Ihr Gegenüber weniger an Ihren Worten als an Ihren Taten.

Zeigen Sie Lösungsbereitschaft

Glaubhaft ist Ihre Entschuldigung dann, wenn Sie Ihren Fehler oder den Missstand unmittelbar beheben können. Wenn Sie also im ersten Eingangsbeispiel immerhin noch so rechtzeitig kommen, dass Sie es zur zweiten Konzerthälfte schaffen könnten. Brechen Sie unverzüglich auf, ist das zumindest ein Zeichen Ihres guten Willens. Ist es dafür schon zu spät, mag Ihre Partnerin vielleicht wenigstens stattdessen mit Ihnen essen gehen.

Zeigen Sie Ihren guten Willen

Auch der Kunde mit dem defekten Handy wird sich letztlich nur dann versöhnlich stimmen lassen, wenn Sie sich sofort und am besten höchstpersönlich darum kümmern, dass er es so bald wie möglich wieder hat bzw. zumindest zwischenzeitlich ein Ersatzgerät nutzen kann.

Und Ihrem Chef reichen Sie selbstverständlich so schnell wie möglich die korrekte Auswertung nach.

Der Geschäftspartner, den Sie völlig vergessen haben, hat wahrscheinlich selbst einen vollen Terminkalender. Da lässt sich auf die Schnelle in der Regel nichts mehr gutmachen. Wichtig in einem solchen Fall:

Machen Sie den gleichen Fehler nicht wieder

Denn spätestens beim dritten Mal nimmt man Ihnen eine Entschuldigung nicht mehr ab. Vielleicht kennen ja auch Sie Menschen, die sofort mit einer Entschuldigung dabei sind, nur um im nächsten Augenblick denselben Fehler zu wiederholen. Eine solche Entschuldigung ist eine Farce, die im besten Fall überhört wird, aber auch richtig wütend machen kann.

So ist eine Entschuldigung eine Verhöhnung

Denn wer einen Fehler ständig wieder begeht, weiß doch bereits im Vorfeld, was er damit beim anderen bewirkt. Anscheinend nimmt er dies bewusst in Kauf. Im Extremfall wirkt seine Entschuldigung deshalb nicht nur unglaubwürdig, sondern fast schon wie eine Verhöhnung.

Lippenbekenntnisse gehen auf Kosten Ihrer Glaubwürdigkeit

Nehmen wir z. B. die Kollegin, die jeden Morgen zu spät kommt und Sie mit den Pflichten alleinlässt. Immer kommt sie mit einer anderen Entschuldigung. Einmal kam die Straßenbahn zu spät, einmal hat sie verschlafen, einmal sind die Kinder schuld .. Irgendwann nehmen Sie ihr diese Entschuldigungen zu Recht nicht mehr ab. In ernsten Fällen verzeiht der andere Ihnen nur dann, wenn Sie bereit sind, Ihr Verhalten zu ändern.

In besonders ärgerlichen Fällen: Eine kleine Entschädigung/Versöhnungsgeste

Neulich habe ich bei einem Versandhaus einen falsch gelieferten Artikel reklamiert. Neben einem netten Entschuldigungsbrief und der richtigen Ware lag ein schöner Schal bei. Bei diesem Versandhaus werde ich sicherlich auch in Zukunft bestellen.

Wenn Sie den Eindruck haben, den anderen sehr verärgert oder verletzt zu haben, wenn Ihnen ein „unverzeihlicher“ Fehler unterlaufen ist, verleihen auch Sie Ihrer Entschuldigung durch eine zusätzliche Versöhnungsgeste Nachdruck – nicht nur im Geschäftsleben, sondern auch privat.

So kann der andere Ihre Entschuldigung sprichwörtlich „annehmen“

Ein kleines Geschenk, eine Einladung zum Kaffee, eine Entschuldigungskarte, ein Gutschein für den Kunden – Ihrer Fantasie sind keine Grenzen gesetzt. Dem wichtigen Geschäftspartner etwa, den Sie versetzt haben, können Sie beim neuen Termin eine gute Flasche Wein oder – falls Sie seine Interessen kennen – ein Buch mitbringen. Das stimmt ihn sicherlich versöhnlicher als eine lapidare telefonische Entschuldigung. Es zeigt, dass Sie sich Gedanken gemacht haben.

Ein Geschenk zu überreichen hat Symbolkraft. Indem Sie das tun, kommunizieren Sie auf einer anderen Ebene. Sie geben etwas von sich, dass der andere greifen, fühlen und mit beiden Händen annehmen kann. Das macht es tatsächlich leichter, die Entschuldigung auch auf der rationalen Ebene zu akzeptieren.

Der große Knigge-Tipp: Achtung, Falle: Freikaufen ist verpönt Wichtig: Bei der Entschädigung kommt es weniger auf den tatsächlichen Wert als auf die Geste an. Bei zu teuren Geschenken ist im Gegenteil Vorsicht geboten. Sonst sieht es leicht nach „Freikaufen“ aus. Und kaufen lassen sich die wenigsten Menschen gern.

Ein Geschenk ist kein Freibrief für weitere Fehltritte

Es soll sich um eine Aufmerksamkeit handeln, nicht mehr und nicht weniger. Eine Entschädigung ist lediglich eine gute Ergänzung, aber niemals ein Ersatz für die vorgenannten Punkte: Der riesige Strauß roter Rosen nützt nichts mehr, wenn Sie zum 100. Mal zu spät kommen und auch beim 101. Mal aller Wahrscheinlichkeit nach nicht pünktlich sein werden.

Karrierefaktor gute Umgangsformen und stilsicheres Auftreten – wie sieht es da bei Ihnen aus?

Dass Sie mit Feingefühl und souveränem Auftreten Sympathiepunkte sammeln, wissen Sie natürlich. Aber – wüssten Sie auch,

  • ob Sie grüßen sollten, wenn Sie Ihre Chefin/Ihren Chef auf der Toilette treffen?
  • wie Sie stilvoll reagieren, wenn Ihnen im Meeting ein peinlicher Versprecher unterläuft?
  • bei welchen Veranstaltungen von Ihnen pünktliches Erscheinen erwartet wird – und wann es stilvoller ist, lieber ein wenig zu spät zu kommen?

Wenn Sie diese Etikette-Fallen kennen, haben Sie vielen Kollegen etwas voraus: Man wird Sie nicht nur für sympathisch, sondern für KARRIERE-TAUGLICH halten … und Sie haben Job-Chancen, die anderen für immer verschlossen bleiben. Einfach nur, weil Sie sich sicher in Gesellschaft und Job bewegen.

Der richtige Zeitpunkt

In der Regel gilt: Warten Sie nicht zu lange. Entschuldigen Sie sich nicht erst, wenn der andere eine Entschuldigung einfordert. Je eher Sie die Initiative ergreifen, desto glaubwürdiger sind Sie und desto weniger Zeit hat der andere, sich in seinen Ärger hineinzusteigern.

Sprechen Sie Verstimmungen deshalb an, sobald Sie sie bemerken – mit einer kleinen Einschränkung: Ist der andere sehr aufgebracht, warten Sie ab, bis er sich etwas beruhigt hat. Sonst nämlich ist er schlichtweg nicht aufnahmefähig.

Mündlich oder schriftlich?

In den meisten Fällen ist eine mündliche oder telefonische Entschuldigung die beste Wahl: Sie können rasch reagieren. Sie übernehmen direkte Verantwortung, weil Sie sich einer persönlichen Begegnung stellen. Und Sie geben dem anderen Gelegenheit, sich selbst zu äußern.

Im Geschäftsleben gilt: Auch auf eine schriftliche Beschwerde hin können Sie sich mündlich oder telefonisch entschuldigen. Kunden oder Geschäftspartner werden in der Regel positiv überrascht sein, dass Sie so schnell und unmittelbar reagieren.

Das geschriebene Wort hat oft mehr Gewicht

In sehr schweren, emotional geladenen Situationen hat hingegen eine schriftliche Entschuldigung nicht nur den Vorteil, dass Sie Ihre Worte mit Bedacht wählen können. Auch der Adressat hat so die Zeit, in Ruhe lesen und nachdenken zu können. Sie müssen also nicht fürchten, dass es gleich wieder zum Streit kommt.

Auch bitterböse Kundenbriefe sollten Sie lieber schriftlich beantworten. Schön an einem Brief ist, dass Sie gleich eine kleine Wiedergutmachung mit hineinpacken können:

  • einen Warengutschein (im geschäftlichen Bereich),
  • ein Bild, das zum Thema Entschuldigung passt,
  • eine Kinokarte oder im privaten Bereich
  • einen Gutschein für ein Essen zu zweit, bei dem Sie sich dann in aller Ruhe versöhnen können,
  • eine thematisch passende CD, ein Buch oder Hörbuch.

-> Darf man sich per SMS entschuldigen? Eine SMS ist nur als Vorabentschuldigung geeignet. Sie sollten auf jeden Fall später noch einmal anrufen. Am besten kündigen Sie Ihren Anruf bereits in der SMS an.

Beispiel aus dem großen Knigge:

 

Liebe Sandra,
bitte entschuldige, dass ich mich verspäte. Ich bin immer noch beim Zahnarzt und melde mich, sobald ich fertig bin.
Liebe Grüße,

Anke

 
 
 

E-Mail-Entschuldigungen sind nur eingeschränkt empfehlenswert 

Eine E-Mail hat den Vorteil, dass sie den anderen sehr schnell erreicht – natürlich nur, wenn er regelmäßig seine elektronische Post abruft. Auch ist sie schneller geschrieben, also für Sie bequemer. Das allerdings weiß auch der andere, sodass Sie mit einer E-Mail allgemein weniger Wertschätzung zum Ausdruck bringen als mit einem (im Privaten vielleicht sogar handgeschriebenen) Brief. Gerade deswegen sollten Sie E-Mails bewusst nicht zu knapp und genauso sorgfältig wie einen Brief formulieren.

Wie Sie trotz Entschuldigung Selbstsicherheit ausstrahlen

Ob Sie schwach oder selbstbewusst wirken, hängt weniger davon ab, wie häufig oder selten Sie sich bei anderen entschuldigen, als davon, wie Sie Ihre Entschuldigungen vortragen.

Körperhaltung und Stimme

Wer sich beim Entschuldigen kleinmacht, verlegen zu Boden schaut und mit kaum vernehmbarer Flüsterstimme spricht, strahlt tatsächlich wenig Selbstbewusstsein aus. Deshalb sollten Sie die Büßerhaltung bewusst vermeiden:

Genauso falsch sind eine zu lässige Haltung, ein frecher Blick und eine gleichgültige Stimme. Das wirkt nicht selbstbewusst, sondern überheblich, mit dem Ergebnis, dass die Entschuldigung nicht ernst genommen wird. Halten Sie sich stattdessen bewusst gerade und aufrecht. Sehen Sie Ihr Gegenüber an, und sprechen Sie mit fester, ernster Stimme.

Ein Mal reicht

Wichtig ist auch, dass Sie nicht übertreiben. Eine vernünftig vorgetragene Entschuldigung reicht. Sie sollten sich nicht 1.000-mal für dieselbe Sache entschuldigen.

Nicht aufbauschen

Auch verbal sollten Sie die Angelegenheit nicht aufbauschen. Vor allem stellen Sie bitte niemals Ihre eigene Person infrage:

„Oh, das tut mir schrecklich leid! Wie konnte mir das nur passieren? Wie kann man nur so dumm sein?! Entschuldigen Sie vielmals. Ich bin wirklich ein Idiot!“

 „Entschuldigen Sie. Das war mein Fehler.“

 

Erzwingen können Sie nichts

Wenn Sie die genannten Ratschläge beherzigen, haben Sie gute Chancen, dass Ihre Entschuldigung nicht nur selbstbewusst ausfällt, sondern gut angenommen wird. Eine Garantie darauf gibt es allerdings nie.

Die richtige Strategie: Abwarten

Vergessen Sie nicht: Entschuldigen kann Sie letztlich nur der andere. Er tut es oder auch nicht. Er beruhigt sich oder auch nicht.

Geben Sie dem anderen die Zeit, die er braucht. Akzeptieren Sie, dass er eine Entschuldigung vielleicht nicht sofort annehmen kann. Ärgern Sie sich in diesem Fall nicht zu sehr. Machen Sie sich keine Vorwürfe. Greifen Sie das Thema nicht immer wieder auf, denn damit erreichen Sie nichts und machen sich unnötig klein. Reagieren Sie aber auch nicht ärgerlich und wütend, weil Ihr Gegenüber so nachtragend und uneinsichtig ist.

Wenn der andere (noch) nicht verzeihen kann

Schließen Sie die Sache für sich ab. Sie haben Ihr Möglichstes getan. Begegnen Sie dem anderen so normal wie möglich und vertrauen Sie auf die Nachwirkungen Ihrer Worte. In den meisten Fällen renkt sich alles wieder ein – und wenn nicht, so liegt es nicht an Ihnen.

Bleiben Sie offen

Zeigen Sie, dass Sie weiterhin versöhnlich sind und die Angelegenheit vergessen möchten. Wenn der andere sich zurückzieht, sollten Sie dies nicht auch tun. Haben Sie sich beispielsweise vorher alle 14 Tage gemeldet? Bleiben Sie dabei und stellen Sie Ihre Aktivitäten nicht ein. So finden Sie am schnellsten wieder zu einem guten Miteinander zurück.

Übersicht: Entschuldigungen

 

Beispiel Entschuldigung im engeren Sinne Entschuldigung als höfliche Floskel Form der Entschuldigung Geschenk, Geste, Entschädigung
Sie stören einen Kollegen, der gerade konzentriert arbeitet Nein Ja (für die Floskel) mündlich Nein
Sie schreiben einer guten Freundin einen Brief, der längst überfällig ist Nein Ja (für die lange Funkstille) schriftlich Nein (aber möglich)
Sie haben den Geburtstag Ihrer Patentante vergessen Ja (für die Vergesslichkeit) Nein persönlich Ja (nachträgliches Geburtstagsgeschenk)
Sie können gegenüber Ihrem Kunden eine Zusage nicht einhalten Ja (für die Unannehmlichkeiten) nein telefonisch Ja (je nach Gewicht der Unannehmlichkeit)
Sie sind plötzlich schwer erkrankt, Ihre Kollegin muss Ihre Arbeit mitmachen Nein (Sie können nichts dafür, wenn Sie krank werden) Ja (für die Zusatzarbeit) persönlich Ja (als Dankeschön)
Ein Mitarbeiter einer anderen Abteilung hat einen Fehler gemacht. Der Kunde ruft bei Ihnen an uns beschwert sich Ja (für die Unannehmlichkeiten, im Namen der Firma) Nein telefonisch Ja (als Maßnahme zur Kundenbindung)
Ihr Chef hat Ihnen einen falschen Termin genannt. Nun beschwert er sich, dass Sie die Aufgabe noch nicht erledigt haben Nein Nein (stellen Sie die Sachlage richtig, zeigen Sie Verständnis und Bedauern für die Situation) persönlich Nein

 

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